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No Sistema de Gestão para Clínicas da eMed, você encontra soluções que unem gestão de serviços, produto e atendimento personalizado. Conheça por que somos o mais completo software de gestão médica do Brasil!
As secretárias desempenham um papel fundamental no dia a dia de uma clínica médica. Elas são responsáveis por lidar com uma variedade de tarefas, incluindo agendamento de consultas, recebimento de pacientes, gerenciamento de arquivos e registros, preparação de relatórios, manutenção da comunicação entre médicos e pacientes, auxílio aos gestores e muito mais.
Quando todas as atividades da recepção se acumulam em um único profissional, é comum que a rotina fique sobrecarregada. Para evitar esse problema, a tecnologia pode ser uma grande aliada, através de algumas atividades, como: automação de tarefas manuais (como o lembrete de consultas), organização das informações em uma agenda eficaz e a possibilidade do paciente agendar online (fonte: Doctoralia).
Esses são alguns exemplos de ações que liberam o tempo da secretária para que ela possa se dedicar a atividades mais estratégicas.
Além disso, uma gestão eficiente na saúde vai muito além de conquistar resultados positivos para o negócio, significa também zelar pela vida, saúde e bem-estar das pessoas.
Só para termos ideia de alguns números: segundo dados da Demografia Médica no Brasil 2023, mais de 600 milhões de consultas médicas são realizadas por ano no país. Considerando o número de médicos, cada profissional realiza, em média, 1.260 consultas anualmente ou 4,5 consultas por dia, em um calendário de 280 dias úteis (excluindo finais de semana e feriados).
Nesse contexto, a tecnologia adquire um papel relevante e que contribui para a qualidade da experiência oferecida, tanto para os pacientes, quanto para os médicos, secretárias médicas e demais colaboradores no dia a dia.
Para entender mais como otimizar essas demandas, no post de hoje vamos abordar o papel fundamental das secretárias em uma clínica médica e como o uso da tecnologia pode facilitar a organização e a administração da clínica.
Quais são as funções de uma secretária de clínica médica?
Além de serem responsáveis por tarefas como agendamento de consultas, recebimento de pacientes e gerenciamento de arquivos, as secretárias médicas também são responsáveis por manter algumas finanças e a administração da clínica em ordem.
Veja algumas tarefas importantes que ficam sob a responsabilidade das secretárias:
Manter registros precisos;
Controlar despesas;
Gerenciar contas a receber;
Manter o controle do estoque;
Lidar com questões regulatórias;
Gerenciar a agenda;
Recebimento de pacientes;
Manutenção da comunicação entre médicos e pacientes;
Auxílio aos gestores.
Qual a melhor maneira de organizar todas as demandas?
Um software de gestão médica oferece diversas ferramentas que possibilitam fazer o processamento de dados dos pacientes e toda a gestão financeira e administrativa da clínica, facilitando a rotina da secretária médica.
O que é um software de gestão médica?
O software de gestão médica, também conhecido como sistema de gestão médica, são sistemas que podem ser instalados em dispositivos eletrônicos, ou utilizados na nuvem com o objetivo de administrar as atividades dessa rotina (fonte: Guia do Empreendedor).
Esse tipo de sistema é responsável pela organização e gestão de clínicas e consultórios, atuando no gerenciamento administrativo e financeiro.
Como otimizar a rotina de uma secretária médica?
A missão principal de uma clínica médica é cuidar dos pacientes. No entanto, para que isso aconteça de forma eficiente e para que a clínica tenha uma rentabilidade, é preciso uma gestão financeira. E isso inclui a otimização da rotina da secretária médica
Um software de gestão médica conta com ferramentas específicas para otimizar os processos financeiros, reduzindo o esforço operacional e fazendo que a secretária exerça um cargo mais estratégico.
Veja algumas funções financeiras do software de gestão médica e que contribuem para a otimização da rotina da secretária:
Controle das contas a pagar e receber;
Projeção de receitas e despesas;
Controle de estoque eficiente;
Controle do fluxo de caixa e acompanhamento dos lucros e prejuízos da clínica;
Controle e análise da situação contábil;
Emissão de notas fiscais;
Histórico e relatórios de todos os movimentos financeiros;
Mapeamento dos indicadores de desempenho.
Desta forma, um software de gestão médica vai facilitar o acesso às informações, tornando a gestão financeira muito mais simples e precisa.
Como gerenciar a parte administrativa da clínica?
A realização de tarefas administrativas de uma clínica médica toma um tempo precioso da secretária médica que poderia estar sendo empregado, por exemplo, no atendimento aos pacientes e na contribuição para o planejamento de estratégias de crescimento do negócio.
Por isso, é importante pensar em ações que tornem a gestão da clínica mais eficiente. Com um software de gestão médica, as secretárias terão mais eficiência, segurança e agilidade em todas as suas atividades diárias.
Veja algumas funções do sistema para a gestão administrativa:
Informações centralizadas;
Otimização no armazenamento de dados;
Cadastro de pacientes;
Agendamentos de consultas;
Emissão de receitas;
Organização de documentos.
O software de gestão médica é uma ferramenta essencial para a gestão administrativa da clínica. Ele pode melhorar a eficiência, reduzir erros, otimizar processos e garantir que a clínica ofereça um atendimento de qualidade aos pacientes.
Esse tipo de investimento é, sem dúvida, uma escolha inteligente para quem deseja administrar uma clínica de forma eficiente e rentável.
O melhor software de gestão médica para secretárias médicas
A secretária médica aliada com um sistema de gestão eficiente é a chave de sucesso para o ambiente clínico.
A eMed é uma empresa especialista em gestão médica com sistema inteligente, seguros e completo, fornecendo produtividade, organização, agilidade e mobilidade para a sua clínica. Trabalhamos com alta tecnologia no sistema de gestão médica.
Conheça as vantagens de um software de gestão médica especializado e personalizado para a sua clínica ou para o seu consultório. Fale agora mesmo com o nosso time e solicite a sua Demonstração Gratuita.
O dia a dia de uma gestão de uma clínica é repleto de atividades que demandam atenção e um bom gerenciamento de rotina para não causar prejuízos no sistema organizacional da empresa.
Essas atividades envolvem diversas áreas de uma clínica médica, tais como o setor financeiro, o administrativo, os recursos humanos, a administração de estoque, o atendimento ao público e a gestão de prontuários médicos.
Para entender mais como otimizar tais rotinas, no post de hoje vamos entender o que é um software de gestão médica e como ele pode beneficiar o trabalho da secretária médica.
O que é um software de gestão médica?
Conforme orienta o Guia do Empreendedor, um software de gestão é um sistema instalado em dispositivos eletrônicos (como tablets e notebooks) que tem a finalidade de administrar as atividades em geral de uma determinada empresa.
Existem diversos softwares disponíveis no mercado para os mais diferentes segmentos como, por exemplo, o software de gestão médica, sendo específico para clínicas ou consultórios médicos.
Esse software, também conhecido como sistema, é um programa de alta tecnologia que facilita e agiliza todos os processos operacionais da clínica ou consultório médico.
Dessa forma, as principais vantagens de um sistema de gestão médica são:
Segurança para os colaboradores;
Processos realizados com mais eficiência;
Maior produtividade;
Maior agilidade;
Maior satisfação interna;
E a experiência dos pacientes também é melhorada, já que o atendimento, desde a recepção até a consulta, é completamente otimizado, economizando tempo e burocracias.
Qual a importância de um software de gestão médica?
A tecnologia está presente em todos os setores como uma forte aliada. E isso não seria diferente para o ambiente médico.
Assim, um bom software de gestão médica é fundamental para garantir eficiência e qualidade nos atendimentos aos pacientes, de acordo com o portal Futuro da Saúde.
Esse sistema permite a organização de informações clínicas, agendamentos on-line, pagamentos e outras atividades relacionadas a gestão de um consultório ou clínica médica. Além disso, a utilização desse software de gestão médica contribui para a melhoria do fluxo de trabalho, a redução de erros e a otimização de processos.
Também torna possível acessar informações importantes, como histórico clínico, exames e resultados de testes, de forma rápida e segura. Assim, esse sistema de gestão permite aos profissionais da empresa tomarem decisões mais assertivas e eficientes, oferecendo atendimento personalizado e humanizado aos seus pacientes.
De forma objetiva, um software de gestão médica é uma ferramenta crucial para garantir eficiência, confiança, credibilidade e segurança em todas as etapas do atendimento e da rotina médica. Por isso, é importante escolher um software que atenda às necessidades particulares da clínica médica.
Como o software de gestão médica beneficia a secretária médica?
O sistema de gestão médica não necessariamente substitui a secretária médica, mas sim complementa e auxilia o seu trabalho, tornando-o ainda mais assertivo e eficiente.
Ele é projetado para automatizar e facilitar as suas tarefas rotineiras, tais como:
Agendamento de consultas;
Emissão de recibos;
Gerenciamento de pagamentos e estoque;
Armazenamento de informações clínicas;
Mais agilidade com as informações, podendo oferecer mais atenção aos pacientes;
Acompanhamentos de dados;
Gestão de equipes;
Compras de materiais e, até mesmo, pagamentos de contas.
Dessa forma, a secretária médica é liberada de tarefas repetitivas e muito operacionais e ganha a possibilidade de exercer um cargo mais estratégico com foco no desempenho da clínica ou consultório médico.
Outra característica importante desse sistema para a secretária médica é a segurança e otimização dos prontuários eletrônicos. De acordo com Ministério da Saúde, esses prontuários são as informações dos pacientes mantidas de forma eletrônica.
Com um bom software de gestão médica é possível que a secretária assegure os dados dos pacientes com muita proteção, respeitando os requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados.
Portanto, o software de gestão médica é extremamente eficiente para a produtividade e segurança no dia a dia de uma secretária médica, potencializando positivamente a rotina da clínica médica.
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Hoje, vamos abordar 10 dicas para as secretárias médicas se manterem saudáveis e ficarem atentas às questões pessoais, físicas e mentais, do dia a dia. Em meio a uma pandemia, acompanhar as rotinas no setor de saúde está cada vez mais difícil, o momento pede para que não se deixe os hábitos saudáveis de lado, e caso você não os tenha, está na hora de adquirir alguns. O fato é que passar muitas horas sentada, ou mesmo em pé, sem se exercitar adequadamente ou sem dar aquela pausa para um pequeno relaxamento poder acarretar uma série de problemas ao longo do tempo, como dores na coluna, varizes, tendinites, LER e outras doenças que podem afetar a sua produtividade e saúde.
Porém, temos testemunhado várias profissionais da área que têm conseguido manter um estilo de vida saudável, sem comprometer a produtividade no trabalho. Como elas fazem isso, você pergunta?
Este artigo descreve as dez principais maneiras pelas quais uma secretária médica pode adquirir e manter um estilo de vida saudável enquanto é ativa no trabalho. Como colegas de área, sabendo de toda a situação que estamos enfrentando, damos o nosso melhor para fornecer soluções que ajudem a aliviar a carga de trabalho dos colegas e gestores para que eles possam se concentrar nas tarefas que mais importam, como por exemplo, sua saúde, bem como a de seus pacientes.
Agora, confira 10 dicas de práticas simples, mas que vão mudar a sua rotina e a sensação de bem-estar corporal e mental:
6 dicas de gestão de tempo para organizar a sua rotina
Pode parecer difícil incorporar na rotina a ida à academia e ficar em forma ao mesmo tempo que faz malabarismos com uma agenda de trabalho ocupada. No entanto, é muito mais fácil incorporar um estilo de vida saudável sem comprometer sua produtividade no trabalho.
Sentada na cadeira, com as costas bem apoiadas no encosto e pés encostados no chão. Faça o movimento de elevação de uma das pernas com as pontas dos pés voltadas para cima, tomando cuidado para não desencostar os quadris do assento. Retorne à posição inicial. Repita o movimento com a outra perna. Tente fazer 30 elevações com cada perna.
Em pé, pernas paralelas e afastadas na largura dos ombros. Inspire o ar e contraia o seu abdômen, tentando levar o umbigo em direção à coluna. Mantenha essa posição por 5 ou 20 segundos (respeite o seu limite) e repita o exercício duas ou três vezes.
Em pé, de costas para um banco ou cadeira, incline o tronco ligeiramente à frente, projete os quadris para trás e sente-se no banco. Levante até estender as pernas e repita. Não ajude com as mãos na subida nem na descida. Faça 3 séries de 10 a 15 repetições.
Recursos do sistema de gestão para clínicas médicas
É vital beber dois litros de água todos os dias. Isso pode ser facilmente alcançado se você colocar uma garrafa ou jarro de água em sua mesa com um lembrete de hora em hora definido em seu computador ou telefone celular para alertá-lo sobre beber um copo. A água tem muitos benefícios, um dos mais benéficos é que ela libera o estresse e mantém o corpo hidratado.
Em vez de almoçar fora todos os dias durante o trabalho, é bastante benéfico para sua conta bancária e para o corpo se você trouxer o almoço de casa. Pode parecer uma tarefa difícil preparar o almoço todos os dias, mas não precisa ser. Reserve algum tempo aos domingos para preparar comida para uma semana. Embale-os ou use fechos zip e leve cada pacote para o trabalho.
Para se manter saudável, é vital que você se mantenha em movimento, em vez de ficar parado por longos períodos. Uma maneira fácil de incorporar isso é realizando reuniões caminhando ou fazendo caminhadas durante o intervalo para o almoço. Caminhar apenas 20 minutos por dia pode ter um impacto significativo na sua saúde e pode reduzir várias possibilidades de doenças cardíacas.
Sua clínica sofre com o no-show?
Uma das partes mais negligenciadas do corpo é o pescoço. Muitas pessoas desconsideram completamente seus pescoços e deixam de cuidar adequadamente deles. Uma vez que a maioria dos trabalhos exige sentar em mesas e olhar para telas de computador, isso pode causar tensões imensas em nosso pescoço, resultando em dores no mesmo que podem mais tarde levar a uma elevação nos níveis de estresse. Portanto, é uma boa prática fazer alongamento nessa região do corpo durante a pausa da mesa e das tarefas.
Este conselho reflete o mencionado acima, é muito importante fazer intervalos curtos frequentes entre suas tarefas ou reuniões para ajudar seu corpo a se recuperar do estresse que tem enfrentado ao longo do dia. Isso ajuda a manter o equilíbrio e a permanecer ativo ao longo do dia.
Apesar do mito de que a ingestão de cafeína ajuda a despertar a mente e faz com que você se mantenha produtivo ao longo do dia, uma quantidade imensa de café pode causar dores de cabeça, fadiga e elevar o estresse. Recomenda-se que uma pessoa não tome mais do que 2 xícaras por dia e se você mantém uma programação saudável, como as mencionadas acima, você não precisará recorrer à ingestão de cafeína, pois seu corpo será naturalmente revitalizado e ativo.
Dicas de organização da rotina na Clínica Médica
Este conselho é direcionado ao nível espiritual, no entanto, seus efeitos não se limitam apenas a isso. A pessoa autoconsciente se dá conta de sua capacidade e não se esgota tentando alcançar o inatingível. Eles reconhecem seus pontos fracos e fortes e, em seguida, ajustam suas tarefas de acordo. Muitas pessoas que não conseguem se concentrar nessa prática geralmente se esgotam superestimando suas capacidades ou o que as tarefas exigem delas. A autoconsciência o ajuda a ficar em sincronia consigo mesmo e a manter o foco por mais tempo.
Este é provavelmente um dos conselhos mais impopulares em nossa indústria de trabalho. Muitas pessoas deixam de tirar férias, porque estão totalmente focadas em seu trabalho, tentando realizar o máximo de tarefas possível. No entanto, negligenciar um momento de relaxamento e uma mudança de local causa esgotamento, levando à improdutividade e elevação dos níveis de estresse. Assim, se você deseja permanecer focado no trabalho e deseja realizar mais do que costuma fazer, seria útil tirar essas férias, alimentar sua alma e inspirar sua mente, de modo que quando você voltar esteja revigorado e possa lidar com seu trabalho com uma nova perspectiva.
Todos os conselhos acima referem-se a este simples: gerencie o estresse de maneira adequada. Nenhum ser humano pode gerenciar a produtividade enquanto luta com altos níveis de estresse. Exercícios, férias e alimentação saudável ajudam a administrar melhor o estresse e fazem com que você se concentre nas tarefas que importam, sem causar esgotamento.
À medida que o setor de saúde cresce, aumenta também a responsabilidade dos profissionais de saúde. Isso significa que cada vez mais profissionais de saúde estão comprometendo sua saúde para cumprir as tarefas. Esperançosamente, este artigo ajuda a criar um estilo de vida mais saudável para os profissionais de saúde.
Aqui na eMed, oferecemos soluções que ajudam os profissionais de saúde a gerenciar sua carga de trabalho, para que tenham mais tempo para se concentrar em tarefas que requerem sua máxima atenção, como sua saúde, bem como a de seus pacientes. Entre em contato conosco, caso necessite de algum esclarecimento. Como alternativa, você pode reservar uma demonstração para testar nossas soluções de gestão na saúde.
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