Matriz de gerenciamento de tempo: o que é, como funciona

Você sabe como usar a matriz de gerenciamento de tempo? Você provavelmente perde muito mais tempo do que imagina. Quase todos nós fazemos isso. O que a maioria das pessoas têm em comum, seja qual for a profissão, é que priorizam as coisas mais urgentes, sem parar para pensar se são as coisas mais importantes.

 

De acordo com um estudo global de seis anos com 351.000 pessoas, mais de 40% do tempo no local de trabalho é gasto realizando tarefas que, em última análise, não importam. Dito de outra forma, quase metade de todo o nosso tempo é desperdiçado. Então, como podemos usar melhor o nosso tempo? Uma maneira é começar a usar a matriz de gerenciamento de tempo.

 

6 Dicas de Gestão do Tempo

 

A matriz de gerenciamento de tempo

 

Quando você está realmente ocupado no trabalho, apressado com as tarefas, é fácil ignorar a distinção entre o que é “importante” e o que é “urgente”. Essas duas palavras muitas vezes parecem intercambiáveis, mas há uma grande diferença entre elas – e essa diferença forma o ponto crucial da matriz de gerenciamento de tempo. Essa matriz é basicamente uma maneira de descobrir o que você deve fazer e para aprender a abordar seus compromissos de forma mais consciente.

 

É da nossa natureza priorizar tarefas urgentes. Quando sabemos que o prazo está se aproximando, nosso cérebro reativo entra em ação; colocamos toda a nossa energia para concluir algo simplesmente porque é “urgente” e, em seguida, somos recompensados ​​com uma breve dose de dopamina por nossos esforços. Mas quando isso passa, percebemos que passamos o dia todo fazendo coisas que realmente não importam. O educador e empresário norte-americano Stephen Covey entendeu esse “vício da urgência” e, para ajudar a identificar o que é realmente importante e o que é urgente, ele criou sua matriz de gerenciamento de tempo.

 

Precisando de tempo para gerenciar sua clínica médica?

 

De acordo com a matriz, tudo o que fazemos na vida pode ser classificado tanto por urgência quanto por importância. Isso cria a seguinte metodologia de matriz:

 

IMPORTANTE –> URGENTE

IMPORTANTE –> NÃO URGENTE

NÃO IMPORTANTE –> URGENTE

NÃO IMPORTANTE –> NÃO URGENTE

 

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Como ela é feita de quadrantes, os dois quadrantes superiores são o que devemos nos concentrar – eles são “importantes”. Mas também devemos tentar minimizar Q1 (importante e urgente) tanto quanto possível. Este quadrante lida com questões imprevistas – problemas inesperados, mais urgentes – mas se gastarmos tempo suficiente no segundo quadrante, minimizamos a quantidade de tarefas urgentes com as quais temos que lidar.

 

O segundo quadrante tem tudo a ver com planejamento adequado – sobre colocar o tempo necessário antes que as coisas se tornem urgentes. Este é o quadrante que devemos priorizar, pois isso nos ajudará a ser mais eficazes em nosso trabalho e minimizar o mau estresse no trabalho. Então, como arranjamos tempo para fazer isso?

 

6 Dicas de organização da rotina na Clínica Médica

 

  1. Identifique suas prioridades

Se quisermos que nosso trabalho se concentre principalmente em “importante e não urgente”, primeiro precisamos identificar nossas tarefas de maior prioridade. Todo o objetivo da matriz de gerenciamento de tempo é nos encorajar a questionar se uma determinada tarefa nos ajuda a atingir nossos objetivos ou não. Reorganize sua lista de tarefas com base na grade acima, o que permitirá que você identifique instantaneamente quais tarefas precisam de sua atenção imediata e quais são as mais importantes.

 


  1. Agende um tempo para um trabalho profundo

Depois de identificar quais tarefas são realmente importantes, a próxima etapa é criar um espaço mais tranquilo para trabalhar nelas. Considere o uso de bloqueio de tempo para criar sessões regulares para trabalho profundo imersivo, bem como limitar a quantidade de tempo que você se permite gastar em tarefas de baixo valor e sem importância, como gerenciamento diário de e-mail.

 


  1. Terceirizar ou automatizar sempre que possível

Para liberar mais tempo para o trabalho do segundo quadrante, você também precisa reduzir o tempo gasto no terceiro e no quarto quadrante. O trabalho que não é importante, mas urgente pode incluir tarefas como agendamento de reuniões, controle de tempo e resposta a e-mails. Embora grande parte desse trabalho seja inevitável, grande parte dele pode ser parcialmente automatizado ou totalmente terceirizado.

Use tecnologia inteligente para limitar o impacto desse trabalho em seu dia – em particular, verifique os aplicativos que podem priorizar sua caixa de entrada, controlar seu tempo automaticamente e agendar reuniões de maneira inteligente.

 

7 dicas para administradores de clínicas

 

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  1. Use aplicativos anti-distração para bloquear desperdícios de tempo

Q4 – coisas que não são importantes e não urgentes – devem ser eliminadas por completo, ou pelo menos reservadas para quando você precisar de uma pausa rápida no trabalho cognitivamente exigente. Aplicativos anti-distração são uma grande ajuda para garantir que esses tipos de tarefas não ocupem seu tempo ou interrompam você quando você está tentando se concentrar. Eles podem até mesmo ajudá-lo a gerenciar seus maiores comportamentos de distração, bloqueando certos sites ou limitando sua navegação não relacionada ao trabalho a cada dia.

 

Conforme sua programação se torna mais intencional e bem proporcionada, você descobrirá que o tempo que gasta fazendo o trabalho do primeiro, terceiro e quarto quadrante deve diminuir gradualmente, liberando mais tempo para você dedicar às coisas que realmente importam.

 

Agora que você já sabe como funciona uma matriz de gerenciamento de tempo, acesse o link Matriz de Gestão do Tempo e baixe a matriz editável que a eMed preparou com exclusividade para você.

 

Secretária médica: mantenha-se saudável

Hoje, vamos abordar 10 dicas para as secretárias médicas se manterem saudáveis e ficarem atentas às questões pessoais, físicas e mentais, do dia a dia. Em meio a uma pandemia, acompanhar as rotinas no setor de saúde está cada vez mais difícil, o momento pede para que não se deixe os hábitos saudáveis de lado, e caso você não os tenha, está na hora de adquirir alguns. O fato é que passar muitas horas sentada, ou mesmo em pé, sem se exercitar adequadamente ou sem dar aquela pausa para um pequeno relaxamento poder acarretar uma série de problemas ao longo do tempo, como dores na coluna, varizes, tendinites, LER e outras doenças que podem afetar a sua produtividade e saúde.

 

Porém, temos testemunhado várias profissionais da área que têm conseguido manter um estilo de vida saudável, sem comprometer a produtividade no trabalho. Como elas fazem isso, você pergunta?

 

Este artigo descreve as dez principais maneiras pelas quais uma secretária médica pode adquirir e manter um estilo de vida saudável enquanto é ativa no trabalho. Como colegas de área, sabendo de toda a situação que estamos enfrentando, damos o nosso melhor para fornecer soluções que ajudem a aliviar a carga de trabalho dos colegas e gestores para que eles possam se concentrar nas tarefas que mais importam, como por exemplo, sua saúde, bem como a de seus pacientes.

 

Agora, confira 10 dicas de práticas simples, mas que vão mudar a sua rotina e a sensação de bem-estar corporal e mental:

 

6 dicas de gestão de tempo para organizar a sua rotina

 

1.Faça alguns exercícios de mesa

Pode parecer difícil incorporar na rotina a ida à academia e ficar em forma ao mesmo tempo que faz malabarismos com uma agenda de trabalho ocupada. No entanto, é muito mais fácil incorporar um estilo de vida saudável sem comprometer sua produtividade no trabalho.


– Levantamento de pernas

Sentada na cadeira, com as costas bem apoiadas no encosto e pés encostados no chão. Faça o movimento de elevação de uma das pernas com as pontas dos pés voltadas para cima, tomando cuidado para não desencostar os quadris do assento. Retorne à posição inicial. Repita o movimento com a outra perna. Tente fazer 30 elevações com cada perna. 

 

– Exercício de respiração

Em pé, pernas paralelas e afastadas na largura dos ombros. Inspire o ar e contraia o seu abdômen, tentando levar o umbigo em direção à coluna. Mantenha essa posição por 5 ou 20 segundos (respeite o seu limite) e repita o exercício duas ou três vezes.

 

– Agachamento

Em pé, de costas para um banco ou cadeira, incline o tronco ligeiramente à frente, projete os quadris para trás e sente-se no banco. Levante até estender as pernas e repita. Não ajude com as mãos na subida nem na descida. Faça 3 séries de 10 a 15 repetições. 

 

Recursos do sistema de gestão para clínicas médicas

 

2. Beba água

É vital beber dois litros de água todos os dias. Isso pode ser facilmente alcançado se você colocar uma garrafa ou jarro de água em sua mesa com um lembrete de hora em hora definido em seu computador ou telefone celular para alertá-lo sobre beber um copo. A água tem muitos benefícios, um dos mais benéficos é que ela libera o estresse e mantém o corpo hidratado.

 

3. Faça seu próprio almoço

Em vez de almoçar fora todos os dias durante o trabalho, é bastante benéfico para sua conta bancária e para o corpo se você trouxer o almoço de casa. Pode parecer uma tarefa difícil preparar o almoço todos os dias, mas não precisa ser. Reserve algum tempo aos domingos para preparar comida para uma semana. Embale-os ou use fechos zip e leve cada pacote para o trabalho.

 

4. Caminhe: convide suas colegas secretarias médicas e façam um caminhada

Para se manter saudável, é vital que você se mantenha em movimento, em vez de ficar parado por longos períodos. Uma maneira fácil de incorporar isso é realizando reuniões caminhando ou fazendo caminhadas durante o intervalo para o almoço. Caminhar apenas 20 minutos por dia pode ter um impacto significativo na sua saúde e pode reduzir várias possibilidades de doenças cardíacas.

 

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5. Cuide do seu pescoço

Uma das partes mais negligenciadas do corpo é o pescoço. Muitas pessoas desconsideram completamente seus pescoços e deixam de cuidar adequadamente deles. Uma vez que a maioria dos trabalhos exige sentar em mesas e olhar para telas de computador, isso pode causar tensões imensas em nosso pescoço, resultando em dores no mesmo que podem mais tarde levar a uma elevação nos níveis de estresse. Portanto, é uma boa prática fazer alongamento nessa região do corpo durante a pausa da mesa e das tarefas.

 

6. Faça pausas frequentes, mude de local.

Este conselho reflete o mencionado acima, é muito importante fazer intervalos curtos frequentes entre suas tarefas ou reuniões para ajudar seu corpo a se recuperar do estresse que tem enfrentado ao longo do dia. Isso ajuda a manter o equilíbrio e a permanecer ativo ao longo do dia.

 

7. Limite a ingestão de cafeína

Apesar do mito de que a ingestão de cafeína ajuda a despertar a mente e faz com que você se mantenha produtivo ao longo do dia, uma quantidade imensa de café pode causar dores de cabeça, fadiga e elevar o estresse. Recomenda-se que uma pessoa não tome mais do que 2 xícaras por dia e se você mantém uma programação saudável, como as mencionadas acima, você não precisará recorrer à ingestão de cafeína, pois seu corpo será naturalmente revitalizado e ativo.

 

Dicas de organização da rotina na Clínica Médica

 

8. Seja autoconsciente

Este conselho é direcionado ao nível espiritual, no entanto, seus efeitos não se limitam apenas a isso. A pessoa autoconsciente se dá conta de sua capacidade e não se esgota tentando alcançar o inatingível. Eles reconhecem seus pontos fracos e fortes e, em seguida, ajustam suas tarefas de acordo. Muitas pessoas que não conseguem se concentrar nessa prática geralmente se esgotam superestimando suas capacidades ou o que as tarefas exigem delas. A autoconsciência o ajuda a ficar em sincronia consigo mesmo e a manter o foco por mais tempo.

 

9. Férias são importantes

Este é provavelmente um dos conselhos mais impopulares em nossa indústria de trabalho. Muitas pessoas deixam de tirar férias, porque estão totalmente focadas em seu trabalho, tentando realizar o máximo de tarefas possível. No entanto, negligenciar um momento de relaxamento e uma mudança de local causa esgotamento, levando à improdutividade e elevação dos níveis de estresse. Assim, se você deseja permanecer focado no trabalho e deseja realizar mais do que costuma fazer, seria útil tirar essas férias, alimentar sua alma e inspirar sua mente, de modo que quando você voltar esteja revigorado e possa lidar com seu trabalho com uma nova perspectiva.

 

10. Gerenciar o estresse adequadamente

Todos os conselhos acima referem-se a este simples: gerencie o estresse de maneira adequada. Nenhum ser humano pode gerenciar a produtividade enquanto luta com altos níveis de estresse. Exercícios, férias e alimentação saudável ajudam a administrar melhor o estresse e fazem com que você se concentre nas tarefas que importam, sem causar esgotamento.

 

À medida que o setor de saúde cresce, aumenta também a responsabilidade dos profissionais de saúde. Isso significa que cada vez mais profissionais de saúde estão comprometendo sua saúde para cumprir as tarefas. Esperançosamente, este artigo ajuda a criar um estilo de vida mais saudável para os profissionais de saúde.

 

Aqui na eMed, oferecemos soluções que ajudam os profissionais de saúde a gerenciar sua carga de trabalho, para que tenham mais tempo para se concentrar em tarefas que requerem sua máxima atenção, como sua saúde, bem como a de seus pacientes.  Entre em contato conosco, caso necessite de algum esclarecimento. Como alternativa, você pode reservar uma demonstração para testar nossas soluções de gestão na saúde.

6 Dicas de Gestão do Tempo

Nossas Dicas de Gestão do Tempo é pra você – profissional da saúde – que necessita organizar sua vida pessoal e profissional. Descobrir como desenvolver uma prática médica, participar de seminários, atender o maior número possível de pacientes e lidar com as responsabilidades administrativas em sua clínica pode ser um desafio. Pode ser estressante e também fazer com que você ceda ao limitar o tempo que passa com os pacientes ou ter que reduzir o tempo gasto com a família e amigos.

 

O gerenciamento eficaz do tempo pode ajudar médicos e secretárias a lidar com esse problema e estabelecer um equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Gerenciar o tempo é parte integrante da sua prática, pois pode significar melhor prestação de cuidados de saúde e aumento da receita, ajudando você a fazer melhor seu trabalho. Abaixo confira alguns pontos que médicos e secretárias podem melhorar nas suas rotinas.

 

  1. Estabeleça metas para organizar a sua Gestão do Tempo

O primeiro passo para uma melhor gestão do tempo dos profissionais da saúde é a introspecção. Reflita sobre seus pontos fortes e fracos, seus hábitos e seus objetivos. Como, quando e onde você é mais (e menos) produtivo? Articule o que você deseja realizar fazendo uma mudança. Mais tempo para desenvolvimento de carreira ou família? Gerenciamento geral do estresse? Maior equilíbrio entre vida pessoal e profissional? Defina as suas metas, isso o ajudará a entender suas necessidades de gerenciamento de tempo.

 

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Em seguida, você precisará monitorar como seu tempo é gasto. Crie uma auditoria de tempo e observe as tarefas que estão demorando mais do que o esperado. Você pode fazer isso manualmente ou com a ajuda de softwares e aplicativos de controle de tempo.

 

Reavalie constantemente seus objetivos e metas para ter certeza de que as tarefas nas quais você está trabalhando estão ajudando a alcançá-los. Também é importante manter o quadro geral em mente.

 

  1. Crie um plano de ação de Gestão do Tempo

A melhor maneira de realmente progredir em suas metas de gerenciamento de tempo? Planeje, planeje, planeje. Com qualquer novo projeto, é importante primeiro mapear sua linha do tempo e processo e, em seguida, fazer do planejamento uma parte de sua rotina semanal.

 

Aos domingos, por exemplo, divida suas metas semanais em tarefas diárias para saber em quais dias cumprir as metas; cada manhã, estabeleça tarefas específicas para aquele dia. Lembre-se de que seus níveis de energia irão flutuar ao longo da semana, portanto, planeje tarefas de baixa prioridade para as segundas-feiras, se possível, e tarefas mais criativas e exigentes para as terças e quartas-feiras. Considere agendar reuniões para as quintas-feiras, quando a energia dos outros começa a diminuir, e termine a semana usando as sextas-feiras para networking e para antecipar. Não se esqueça de olhar tudo riscado da lista e se parabenizar.

 

Dicas de organização da rotina na Clínica Médica

 

Nada disso funcionará se você não se mantiver organizado. Programe tudo, usando aplicativos online que podem ser vinculados ao seu e-mail, como o Google Agenda. Crie etiquetas coloridas para calendários específicos se estiver gerenciando as programações de vários membros da família para garantir que nada seja esquecido.

 

Cuidado com o seu e-mail: os profissionais da saúde recebem um nível insuperável de comunicações eletrônicas. Use as configurações de e-mail para arquivar os que não precisam ser atendidos imediatamente, criar marcadores, habilitar respostas padronizadas para mensagens que são enviadas regularmente e usar filtros para atribuir automaticamente marcadores específicos a certas mensagens. E crie pastas para organizar projetos, trabalhos e pesquisas. Nomeie-os para que sejam fáceis de encontrar. Crie uma pasta para cada produto de pesquisa, empreendimento acadêmico e plano estratégico.

 

Com todo esse planejamento e organização, não negligencie o valor de programar o tempo de inatividade e priorizar ter uma vida fora do trabalho. Bloqueie pelo menos uma hora por semana para se atualizar, ser criativo ou apenas deixar sua mente vagar.

 

  1. Aprenda o poder do “Não”

Seus colegas de trabalho podem pedir sua ajuda para ver alguns pacientes extras. Isso pode nem sempre ser possível. Seja realista e prático em relação ao horário da sua clínica. Embora possa parecer uma boa ideia incluir mais alguns pacientes, pense se isso se encaixa em sua programação. Entenda que não há problema em dizer “Não” se isso significar que você provavelmente ficará sobrecarregado com sua carga de trabalho, como se isso pudesse afetar sua capacidade de dedicar tempo adequado aos pacientes.

 

  1. Envolva sua equipe 

Conseguir que a equipe da sua clínica médica o apoie é crucial para alcançar uma gestão eficaz do tempo e o bom funcionamento da sua clínica ou prática médica. Pequenas coisas como enviar lembretes aos seus pacientes para garantir que eles não percam suas consultas, confirmar visitas clínicas de acompanhamento e reagendar consultas quando necessário garantem um melhor uso do tempo do médico e do paciente. Simplificar o faturamento e as prescrições ou agendar procedimentos médicos pode ajudar a organizar as consultas e evitar atrasos desnecessários. Uma ótima maneira de fazer isso seria por meio de agendamento de consultas on-line, faturamento eletrônico e receitas eletrônicas, que tornam mais fácil para sua equipe organizar e gerenciar consultas clínicas.

 

  1. Comunique-se com seus pacientes

Evite erros de agendamento e falta de comunicação entre você, sua equipe e os pacientes, estabelecendo um meio de comunicação confiável. Alertas e lembretes automatizados podem ajudar a prevenir não comparecimentos às consultas, a maldição de toda prática médica. Lembretes e software de agendamento automatizado são fáceis de usar e também garantem que os pacientes não fiquem esperando indefinidamente em sua clínica. Isso garante o bom funcionamento de todos os seus compromissos diários de acordo com sua programação planejada.

 

Uma nova sociedade 60+

 

  1. Aproveite a tecnologia para fazer a sua Gestão do Tempo

A eMed é um sistema de tecnologia de software projetado para agilizar as práticas de saúde, otimizando o gerenciamento de práticas e organizando registros de saúde. Quando sua clínica está online e organizada, você e seus pacientes economizam tempo. Quanto menos tempo você gastar fazendo malabarismos com papelada administrativa e telefonemas, mais tempo terá para cuidar do paciente. Na eMed há também a disposição dos clientes um aplicativo para o gerenciamento da clínica médica;

 

A vantagem de usar um aplicativo de gerenciamento clínico é que ele oferece aos gestores e secretárias a flexibilidade de gerenciar sua prática médica onde quer que estejam. Os sistemas convencionais de gerenciamento de clínicas podem ser restritivos, pois têm acessibilidade limitada. No entanto, optar por um sistema com a tecnologia móvel pode ajudá-lo a economizar um tempo precioso. Use um aplicativo móvel integrado ao software da sua clínica. Isso permitiria que você acesse seu banco de dados de pacientes enquanto gerencia seus compromissos e relatórios de receita.

 

7 dicas para administradores de clínicas

 

Fazer algumas mudanças na forma como você trabalha todos os dias pode significar ter um equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal. Com a tecnologia à sua disposição, o gerenciamento eficaz do tempo agora não é um desafio para os médicos. Na verdade, pode ser muito eficaz em ajudá-lo a atender mais pacientes diariamente, ao mesmo tempo em que dedica tempo aos seus pacientes regulares remotamente.

 

Para obter mais informações sobre como a eMed pode te ajudar com o conjunto certo de ferramentas a fornecer um atendimento melhor, visite o site.

 

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