7 Dicas para organizar a recepção da sua clínica

Segundo o Beryl Institute, comunidade global referência sobre o tema, a experiência do paciente é a somatória de tudo o que ele vive no consultório médico, da entrada até a saída. E hoje, isso faz toda a diferença no retorno e fidelização do cliente.

 

Hoje, um dos maiores desafios para a organização em clínicas médicas e consultórios é implantar um sistema de gestão ágil e profissional. Tudo começa na recepção, e ter papéis acumulados na recepção e na mesa do médico, agendas com anotações sem padrão definido, prontuários médicos distribuídos em inchadas pastas de papel transparece ao paciente uma realidade de atraso e desorganização. 

Mas como organizar de forma eficiente a recepção da sua clínica para que o paciente sinta-se bem? É respondendo a essa pergunta, que muitos gestores acabam se fazendo, que trouxemos essas 7 dicas. Confira:

 

Experiência do cliente: o que é afinal?

 

1. Mantenha sua entrada limpa e sem desordem

A sujeira visível é uma desativação universal do cliente – sugere que você e sua equipe são preguiçosos, desorganizados e desatentos aos detalhes. Caso você tenha se instalado em um prédio antigo, crie uma sensação de frescor com novas pinturas, pisos, móveis e luminárias. Se você colocar placas, verifique se as palavras são claras e positivas.

 

2. Forneça iluminação apropriada

Existem muitas opções de iluminação por aí, e as fontes de luz que você escolheu instalar em sua clínica dependem em grande parte do tipo de humor que você procura. A luz suave e brilhante dá às pessoas uma sensação de calma e aumenta o apelo dos itens em exibição. A luz baixa e quente emite uma qualidade “caseira” e pode aumentar a atmosfera e o charme de sua prática, se você preferir uma atmosfera familiar. No entanto, a iluminação que parece artificial – pense em lâmpadas fluorescentes – geralmente é severa, fria e industrial e geralmente não funciona bem em um ambiente de recepção.

 

3. Incorpore detalhes memoráveis

Muitas áreas de recepção possuem refrigeradores de água; diferencie seu negócio oferecendo algo divertido e diferente – uma jarra de água com infusão de frutas, por exemplo. Se você fornecer material de leitura em sua área de espera, considere os interesses de sua clientela. Você administra um centro de reabilitação esportiva? Nesse caso, seus clientes provavelmente estão mais interessados em artigos esportivos que na arquitetura moderna.

 

4. Use decoração para adicionar personalidade 

A moda é um meio de expressão pessoal, por isso, pense na decoração como um meio de expressão para sua clínica – uma maneira de reforçar sua identidade de marca. Definitivamente, é uma área em que você pode ser criativo. Muitos elementos conflitantes sobrecarregam os sentidos e emitem um ar de caos. Se você estiver um pouco sem noção no departamento de design, considere consultar um designer de interiores.

5. Evite um tempo longo de espera

Apesar de haver imprevistos, os atrasos não podem ser um rótulo da sua clínica. Com um sistema de gestão que permite enviar mensagens para confirmar o horário do paciente, com uma agenda online eficiente, a organização da sua clínica será satisfatória ao seu cliente. Hoje, esse é um diferencial, pois evita aglomeração de pessoas na recepção, mantendo o ambiente mais seguro para todos, além de permitir que o paciente agende o horário conforme melhor se encaixar na rotina dele. Todos esses processos digitais evitam problemas como pacientes no mesmo horário ou atrasos do mesmos.

 

Investir em gestão digital é importante?

 

6. Ótimo atendimento ao cliente significa sistemas e sorrisos

Muito mais do que apenas recepcionistas educadas, é necessário que a sua clínica esteja organizada quanto aos prontuários, que hoje, são utilizados os prontuários eletrônicos, que ao chegar na mesa do médico, ele já esteja com todo o histórico organizado, fotos e informações em um único lugar, seja no computador ou até mesmo em um aplicativo no celular. Ter um sistema inteligente acelera e torna o processo ágil e seguro. Porque quando falamos de saúde, procuramos por segurança e empatia.

 

7. Ser digital não é ser do futuro, é ser atual

Um ambiente organizado leva a uma maior transparência, sistemas aprimorados e, finalmente, a melhores resultados. Se um erro acontece uma vez, pode ser culpa do funcionário. Se isso acontece duas vezes, é provavelmente uma falha do sistema. Buscar por um sistema de gestão eficiente permite que você dedique o seu tempo e atenção a quem realmente importa: o seu cliente. Consultórios e clínicas existem vários, mas qual a diferença que você faz na vida do seu paciente?

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