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No Sistema de Gestão para Clínicas da eMed, você encontra soluções que unem gestão de serviços, produto e atendimento personalizado. Conheça por que somos o mais completo software de gestão médica do Brasil!
O fluxo de caixa é a força vital de qualquer negócio, mas o baixo fluxo de caixa ainda é uma preocupação financeira importante para as pequenas e médias empresas. Então, como fazer para promover um negócio de caixa positivo?
Para conseguir isso é necessário obter o controle de seu fluxo de caixa e estabelecer bases sólidas para seu modelo financeiro – dando-lhe estabilidade e confiança para investir dinheiro de volta na empresa e fornecer os fundos para expandir e fazer o negócio crescer.
Destacamos 4 etapas simples que o ajudarão a ser proativo em relação ao seu fluxo de caixa, com dicas e sugestões para obter um fluxo de caixa positivo em todo o ciclo de negócios.
O fluxo de caixa consiste em manter um equilíbrio positivo entre as entradas de caixa (dinheiro que entra na empresa) e as saídas de caixa (o dinheiro que sai do negócio).
Como tal, o fluxo de caixa é um processo, não um número estático. Então, para ficar no controle do fluxo de caixa, é importante que você tenha uma visão de seu caixa e capital de giro o mais atual e atualizado possível.
Gerenciar suas finanças com o software da eMed oferece alguns dos principais números financeiros de que você precisa, ajudando você a gerenciar as voltas e reviravoltas do fluxo de caixa.
Glosas: o que são e como evitá-las confira aqui
Principais funcionalidades do software da eMed:
. Gerencie suas contas pendentes – veja instantaneamente as contas que precisam ser pagas, quando devem ser pagas e os custos gerais que você deve cobrir este mês.
. Reveja suas faturas pendentes – veja quais faturas devem ser pagas durante o mês (e a receita total esperada no banco) e planeje seus gastos em torno dessa entrada de caixa projetada para o negócio.
. Compare o dinheiro recebido com o saque – aqui você tem uma visão geral útil do dinheiro que entra e sai de cada mês.
Mudar para um método de pagamento mais eficiente acelera os tempos de pagamento. Ao remover as barreiras e tornar o pagamento o mais simples possível, seus clientes muitas vezes podem pagar com um simples clique de um botão – e isso é uma boa notícia para o seu fluxo de caixa!
. Use o faturamento online – envie faturas eletrônicas por e-mail diretamente para o cliente, obtendo suas contas no ponto de contato certo rapidamente. Os clientes podem visualizar rapidamente a fatura on-line e passá-la para pagamento.
. Aceite pagamentos com cartão fáceis – os pagamentos com cartão fazem muito sentido. Ter um leitor de cartão da nova geração permite que o cliente pague em um segundo com um toque, obtendo o dinheiro rapidamente e melhorando o fluxo de caixa.
A modelagem financeira é uma maneira importante de entender o fluxo de caixa. A eficiência de seu modelo financeiro está diretamente ligada à eficácia com que você pode gerenciar seu fluxo de caixa. Portanto, quanto mais você aprofundar em seu modelo financeiro, mais controle terá sobre o caixa.
7 dicas de organização para a sua clínica ou consultório
Quando você entende os motivadores de seu negócio – áreas como custos operacionais, despesas com pessoal e vendas previstas – você aumenta sua capacidade de gerenciar sua posição de caixa com sucesso.
. Entenda seus processos financeiros – construa um modelo claro dos principais impulsionadores de seu negócio e configure-o em uma planilha ou crie um modelo financeiro detalhado no software. Isso forma um modelo histórico e de previsão viável para o gerenciamento de fluxo de caixa.
. Refine a maneira como você usa seu capital de giro – analise suas saídas de caixa e procure áreas onde você pode fazer economias de custo significativas. Insira essas economias potenciais em seu modelo financeiro e veja imediatamente o possível impacto positivo.
. Use técnicas de modelagem financeira para planejar com antecedência – a modelagem permite que você olhe à frente em sua posição de caixa futura. Isso ajuda você a planejar quando (ou quando não) gastar dinheiro no negócio, entender os fluxos de caixa do seu negócio e obter os insights necessários para o planejamento de cenários, tomada de decisões e fornecimento de informações aos investidores.
O fluxo de caixa pode ficar complexo – especialmente quando se trata de fazer previsões de fluxo de caixa de três vias ou fazer projeções de caixa como parte de um processo de modelagem financeira. É por isso que há um valor real em trabalhar junto com seu contador quando se trata de gerenciamento de fluxo de caixa.
A parceria com um consultor de negócios experiente agrega valor real, trazendo a você uma visão mais detalhada e prospectiva de seu fluxo de caixa. Isso é de vital importância quando se trata de gerenciar seu dinheiro de maneira eficaz e evitar quaisquer deficiências.
. Inclua KPIs de fluxo de caixa em contas de gerenciamento – rastrear e medir seu caixa deve ser fundamental para seus relatórios mensais e contas de gerenciamento. Trabalhe com seu contador para construir essas métricas e KPIs em seus números.
. Discuta a economia de custos e eficiências – chegue a um acordo sobre metas claras para reduções de custos e aumento de receita, e colabore com seu contador para fazer seu modelo financeiro funcionar em todos os cilindros.
. Obtenha o suporte de que precisa para tomar grandes decisões – ter um parceiro de confiança para falar sobre essas grandes decisões financeiras é fundamental.
. O caminho financeiro pode ser difícil, mas com um conselheiro de confiança no assento do copiloto, você pode seguir o caminho mais sensato e manter o fluxo de caixa de forma eficaz.
Seja proativo e mantenha seu fluxo de caixa positivo. O fluxo de caixa não é algo que vai cuidar de si mesmo – para manter o fluxo de caixa positivo requer planejamento, ação proativa e um olho atento em seus números financeiros. Quando você segue estas 4 etapas principais, muito desse trabalho duro será reduzido. Conte com a eMed para gerenciar de forma efetiva o seu fluxo de caixa.
Mãos à obra!
Praticamente todos os gestores do vasto e complexo ecossistema da saúde estão intensificando seus esforços de digitalização e transformação digital para atingir resultados satisfatórios, mas também visam um mercado totalmente inovador e com muitas oportunidades de melhorar o cenário da saúde financeira de seus negócios.
As organizações de saúde estão planejando estratégias futuras para a adoção da digitalização total de suas empresas. A digitalização em todo o setor de saúde ajudou os gestores a criarem uma infraestrutura robusta e estruturada, concentrando-se nas necessidades do paciente. O futuro digital da saúde é promissor, pois os pacientes se sentem mais confortáveis e seguros com a organização das clínicas e consultórios. É uma indicação clara para os gestores abraçarem o futuro digital da saúde ao adotar a onda da digitalização.
As organizações não relacionadas à saúde adotaram com sucesso a digitalização em sua totalidade, oferecendo produtos e processos digitais por meio de canais contemporâneos e aumentando sua eficiência e eficácia ao alavancar análises avançadas. A digitalização no setor de saúde transformou a maneira como os gestores e os pacientes funcionam e interagem; assim, dados como a falta de pacientes às consultas e feedbacks negativos tem diminuído.
Telemedicina: qual o futuro desse recurso?
Alguns profissionais de saúde resistem à nova onda de tecnologia, mas aqueles que são rápidos em incluírem tecnologia em sua prática possuem uma vantagem definitiva sobre a concorrência.
A digitalização torna mais fácil manter um histórico do paciente. Já se foi o tempo em que você tinha que manter um arquivo físico de cada consulta médica. O histórico médico é crítico em situações de emergência, quando uma cópia física pode não estar disponível. Nesse caso, ter um prontuário eletrônico, digital, ajuda a manter os médicos informados sobre o histórico do paciente em todas as situações.
Quais os principais indicadores de gestão da saúde?
Segundo as estatísticas, os médicos passam menos de um terço de seu tempo atendendo pacientes. Em vez disso, a maior parte do tempo é “gasto” em várias tarefas administrativas. Os médicos que ainda possuem sistemas antigos de gestão de saúde podem gastar até um terço de seu tempo simplesmente inserindo anotações do paciente no sistema de registros eletrônicos de saúde.
Obviamente, este não é um sistema muito eficiente e o tempo de um médico é um bem precioso. A digitalização pode ajudar na gestão e fazer a tecnologia trabalhar a favor dos gestores. Sistemas avançados de inteligência artificial (IA) podem ser implementados para fornecer conselhos e lembretes sobre receitas, e também, sistemas como o Business Intelligence (BI) fornecendo os mais diversos tipos de dados em tempo real.
Com base apenas nas estatísticas, é bastante evidente que as tarefas administrativas são um grande obstáculo para a produtividade do médico. Automatizar as tarefas reduzirá a carga sobre os médicos e sobre a equipe clínica, permitindo que eles se concentrem no tratamento dos pacientes.
Os dados digitais estão sempre em risco de ataques, mas com um sistema de gestão e armazenamento de dados digital desenvolvido por especialistas, esse fator não deve ser algo preocupante. Medidas de proteção contra falhas apropriadas garantirão que os dados permanecerão intactos e não serão afetados por negligência, desastres naturais ou qualquer outro fator.
Gestão digital realmente faz a diferença?
Smartphones e wearables são peças de hardware imensamente populares atualmente e estão se tornando cada vez mais eficientes. E com isso, todos os registros dos pacientes podem ser acessados em qualquer lugar por pessoal autorizado, garantindo a disponibilidade em tempo hábil em caso de necessidade.
Mudar não é fácil. Em meio a essa transformação tecnológica empolgante, muitas organizações estão se adaptando para acompanhar a concorrência que levam a área de saúde a um novo mundo de cuidados ao paciente. Um plano metódico e bem elaborado ajudará os profissionais da saúde a ver essas mudanças em um período mais longo. Prestando atenção a essas tendências futuras e adotando uma mentalidade digital em primeiro lugar, os gestores de saúde podem continuar em suas jornadas para melhorar a experiência e os resultados para os pacientes.
Por que escolher a eMed para a sua gestão?
Como em qualquer negócio, o objetivo é criar produtos e serviços que melhorem vidas e que atendam a um desejo ou necessidade. A tecnologia pode ajudá-lo a atingir esse objetivo. Use este artigo como um indicador para navegar pelo espaço digital da saúde e para construir experiências transformadoras – com o cliente no centro de tudo o que você faz. Conte com a eMed para percorrer esse caminho e atingir resultados incríveis.
Esta crise global em curso forçou as instituições de saúde e órgãos reguladores a recorrer a formas alternativas de fornecer cuidados de saúde, limitando a exposição ao vírus. E a telemedicina se apresenta como a solução ideal para esses problemas, limitando o deslocamento de pacientes para hospitais, alocando capacidade hospitalar para casos importantes, ao mesmo tempo em que reduz a propagação da doença.
Apenas alguns meses atrás, ninguém poderia ter previsto a extensão do efeito do COVID-19 na sociedade. Países inteiros estavam bloqueados em uma tentativa de limitar a propagação do vírus. A saúde digital se apresenta como uma solução adequada nessas circunstâncias.
À medida que empresas e até escolas adotam a solução de trabalho em casa, a consulta remota também se tornou uma opção cada vez mais atraente na área de saúde. A pandemia da COVID-19 trouxe a telemedicina a uma nova luz. Como os profissionais médicos precisam se manter saudáveis e livres de doenças, a necessidade de tecnologias remotas disparou. A OMS defende a telemedicina para monitorar pacientes e reduzir os riscos de propagação do vírus nos hospitais.
A telemedicina é uma opção adequada para aliviar a carga das infraestruturas de saúde existentes. É uma solução prontamente disponível que permite que aqueles que seguem o tratamento para outras condições continuem fazendo isso ou até mesmo filtrem casos potenciais de COVID-19 remotamente.
Hoje, o campo da telemedicina está mudando mais rápido do que nunca. À medida que a tecnologia avança em níveis exponenciais, o mesmo acontece com a disponibilidade generalizada e acessibilidade às ferramentas básicas de telemedicina. Por exemplo, não só agora temos a tecnologia para telemedicina de vídeo ao vivo, mas grande parte da população já tem experiência com aplicativos de vídeo chat online e acesso a um computador ou dispositivo móvel para usá-los.
A telemedicina foi originalmente criada como uma forma de tratar pacientes que estavam localizados em lugares remotos, longe das unidades de saúde locais ou em áreas com escassez de profissionais médicos. Embora a telemedicina ainda seja usada hoje para resolver esses problemas, ela está se tornando cada vez mais uma ferramenta para atendimento médico conveniente. O paciente conectado de hoje quer perder menos tempo na sala de espera do médico e obter atendimento imediato para condições menores, mas urgentes, quando precisam.
Essa expectativa por um atendimento mais conveniente, combinada com a indisponibilidade de muitos profissionais médicos sobrecarregados, levou a telemedicina a se tornar uma forma de dar às práticas médicas uma vantagem em um cenário competitivo de saúde.
Também impactando o crescimento da telemedicina hoje está o crescente campo da saúde móvel. Com a ampla variedade de aplicativos móveis de saúde e novos dispositivos médicos móveis que são amigáveis ao consumidor, os pacientes estão começando a usar a tecnologia para monitorar e rastrear sua saúde. Dispositivos médicos simples de uso doméstico que podem tirar sinais vitais e diagnosticar infecções de ouvido, monitorar os níveis de glicose ou medir a pressão arterial permitem que os pacientes coletem as informações médicas necessárias para o diagnóstico de um médico, sem precisar ir ao consultório. E, novamente, à medida que mais pacientes se tornam proativos no uso da tecnologia para gerenciar sua saúde, eles também ficam mais abertos a maneiras alternativas de obter atendimento – por meio da telemedicina!
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Há muito o que ser otimista sobre o futuro da telemedicina. Com os rápidos avanços da tecnologia, é provável que a telemedicina se torne mais fácil e mais amplamente aceita nos próximos anos. Os óculos inteligentes (como o Google Glass) e os relógios inteligentes (como o Apple Watch) já podem monitorar os dados de saúde dos pacientes e transmiti-los em tempo real aos profissionais de saúde. Alguns programas podem analisar o estado emocional de uma pessoa com base em suas expressões faciais e podem ser usados para monitorar o bem-estar mental. Há também, as startups de saúde digital que estão fazendo experiências com a transcrição automática de documentação durante a visita de um paciente. Os avanços nas cirurgias robóticas permitem que os cirurgiões operem pacientes à distância.
Para acompanhar o ritmo que a tecnologia está avançando, a telemedicina naturalmente precisará superar outras barreiras administrativas, como restrições colocadas na prática da telemedicina pela legislação. O futuro da telemedicina é brilhante e a demanda provavelmente superará essas barreiras.
A eMed busca sempre o melhor para os gestores de saúde, e por isso, está incluindo a telemedicina como um dos recursos oferecidos. Quem conhece a empresa sabe da excelência dos produtos e agora não será diferente.
Se você já é nosso cliente, converse com o seu consultor de vendas sobre a telemedicina e se não, entre em contato agora e solicite mais informações. Se o mundo muda e evolui, a eMed te auxilia com a tecnologia.
Segundo o Beryl Institute, comunidade global referência sobre o tema, a experiência do paciente é a somatória de tudo o que ele vive no consultório médico, da entrada até a saída. E hoje, isso faz toda a diferença no retorno e fidelização do cliente.
Hoje, um dos maiores desafios para a organização em clínicas médicas e consultórios é implantar um sistema de gestão ágil e profissional. Tudo começa na recepção, e ter papéis acumulados na recepção e na mesa do médico, agendas com anotações sem padrão definido, prontuários médicos distribuídos em inchadas pastas de papel transparece ao paciente uma realidade de atraso e desorganização.
Mas como organizar de forma eficiente a recepção da sua clínica para que o paciente sinta-se bem? É respondendo a essa pergunta, que muitos gestores acabam se fazendo, que trouxemos essas 7 dicas. Confira:
Experiência do cliente: o que é afinal?
A sujeira visível é uma desativação universal do cliente – sugere que você e sua equipe são preguiçosos, desorganizados e desatentos aos detalhes. Caso você tenha se instalado em um prédio antigo, crie uma sensação de frescor com novas pinturas, pisos, móveis e luminárias. Se você colocar placas, verifique se as palavras são claras e positivas.
Existem muitas opções de iluminação por aí, e as fontes de luz que você escolheu instalar em sua clínica dependem em grande parte do tipo de humor que você procura. A luz suave e brilhante dá às pessoas uma sensação de calma e aumenta o apelo dos itens em exibição. A luz baixa e quente emite uma qualidade “caseira” e pode aumentar a atmosfera e o charme de sua prática, se você preferir uma atmosfera familiar. No entanto, a iluminação que parece artificial – pense em lâmpadas fluorescentes – geralmente é severa, fria e industrial e geralmente não funciona bem em um ambiente de recepção.
Muitas áreas de recepção possuem refrigeradores de água; diferencie seu negócio oferecendo algo divertido e diferente – uma jarra de água com infusão de frutas, por exemplo. Se você fornecer material de leitura em sua área de espera, considere os interesses de sua clientela. Você administra um centro de reabilitação esportiva? Nesse caso, seus clientes provavelmente estão mais interessados em artigos esportivos que na arquitetura moderna.
A moda é um meio de expressão pessoal, por isso, pense na decoração como um meio de expressão para sua clínica – uma maneira de reforçar sua identidade de marca. Definitivamente, é uma área em que você pode ser criativo. Muitos elementos conflitantes sobrecarregam os sentidos e emitem um ar de caos. Se você estiver um pouco sem noção no departamento de design, considere consultar um designer de interiores.
Apesar de haver imprevistos, os atrasos não podem ser um rótulo da sua clínica. Com um sistema de gestão que permite enviar mensagens para confirmar o horário do paciente, com uma agenda online eficiente, a organização da sua clínica será satisfatória ao seu cliente. Hoje, esse é um diferencial, pois evita aglomeração de pessoas na recepção, mantendo o ambiente mais seguro para todos, além de permitir que o paciente agende o horário conforme melhor se encaixar na rotina dele. Todos esses processos digitais evitam problemas como pacientes no mesmo horário ou atrasos do mesmos.
Investir em gestão digital é importante?
Muito mais do que apenas recepcionistas educadas, é necessário que a sua clínica esteja organizada quanto aos prontuários, que hoje, são utilizados os prontuários eletrônicos, que ao chegar na mesa do médico, ele já esteja com todo o histórico organizado, fotos e informações em um único lugar, seja no computador ou até mesmo em um aplicativo no celular. Ter um sistema inteligente acelera e torna o processo ágil e seguro. Porque quando falamos de saúde, procuramos por segurança e empatia.
Um ambiente organizado leva a uma maior transparência, sistemas aprimorados e, finalmente, a melhores resultados. Se um erro acontece uma vez, pode ser culpa do funcionário. Se isso acontece duas vezes, é provavelmente uma falha do sistema. Buscar por um sistema de gestão eficiente permite que você dedique o seu tempo e atenção a quem realmente importa: o seu cliente. Consultórios e clínicas existem vários, mas qual a diferença que você faz na vida do seu paciente?
A eMed possui um sistema de gestão que atende a consultórios e clínicas médicas, com diferenciais exclusivos, módulos complementares e benefícios imediatos comprovados na gestão da sua clínica. Converse com um dos nossos consultores e entenda como nós podemos te ajudar a desenvolver ainda mais o seu negócio.
A crise provocada pela pandemia do novo coronavírus vai mudar profundamente as relações profissionais como se viu até agora. Haverá uso mais efetivo da tecnologia, com mais espaço para uso dos canais online, mudanças na forma de organização do trabalho, com maior utilização do home-office, e até mesmo união para ações de solidariedade em momentos de crise.
O mundo não será mais o mesmo, mesmo quando as medidas de isolamento social puderem ser encerradas, nós não vamos voltar ao normal — estamos, desde já, participando do surgimento de um novo normal.
A Transformação Digital é um processo no qual as empresas fazem uso da tecnologia para melhorar o desempenho, aumentar seu alcance e garantir resultados melhores, o que inclui uma mudança estrutural nas organizações dando um papel essencial para a tecnologia.
Muitos empreendedores, de diferentes ramos de atividade, incluindo os da área médica, percebendo o cenário de mudança, passaram a rever processos e agir de forma mais assertiva a partir do uso da tecnologia. E esta postura os coloca alguns passos à frente dos seus concorrentes que ainda operam distantes do que pregam os conceitos da Transformação Digital.
Não é à toa que a Transformação Digital se tornou um verdadeiro movimento, baseado no compartilhamento de boas práticas em prol de um universo empresarial muito mais conectado – tanto empresas quanto clientes. Isso tem contribuído para o desenvolvimento de um Mindset Digital, em que o uso de tecnologia deixa de ser algo distante e é inserido de forma definitiva na rotina do negócio – incluindo o de Clínicas Médicas.
Confira a seguir ideias e insights de ações e boas práticas que podem ajudar as Clínicas e os Consultórios Médicos a seguirem os conceitos da Transformação Digital e a tornarem sua gestão mais eficiente a partir do uso da tecnologia.
É prioritário que os responsáveis pela Clínica Médica ou pelo Consultório façam um diagnóstico sobre as rotinas de gerenciamento. Liste todas as tarefas e todas as informações necessárias para manter tudo em ordem. O diagnóstico ajuda a ter um mapa das demandas que a gestão digital deverá resolver.
Junto com a busca por conhecimento sobre Transformação Digital, é importante também antecipar uma outra ação: trabalhar o Mindset Digital da equipe para eliminar qualquer tipo de receio ou resistência a respeito do uso de tecnologia. Muitos, por serem nativos digitais, podem assimilar mudanças com maior facilidade. Outros, porém, pode ter maior dificuldade para adotar ferramentas digitais para a execução de suas tarefas. E isso precisa ser muito bem trabalho para que se encontre um equilíbrio.
Na escolha de uma solução digital para a gestão da Clínica Médica ou do Consultório, observe questões específicas do seu dia a dia, mas considere também a eficiência para tarefas básicas como lançamento de despesas, controle as receitas, entre outras, além da facilidade e da agilidade para acompanhamento e extração de dados e informações quando necessário.
A gestão de finanças merece um tópico à parte até porque este é um assunto que sempre se revela complexo para muitos empreendedores. E no setor da saúde não é diferente, especialmente quando no organograma não há a figura do administrador profissional. A dica é consultar seu contador e mapear funcionalidades que um sistema online deve ter e que são benéficas para a gestão financeira da Clínica ou do Consultório.
Na correria do dia a dia, muitas vezes falta tempo para a análise de relatórios gerenciais. A dificuldade também pode estar no software de gestão, que pode oferecer um certo grau de dificuldade para gerar relatórios. O ideal é usar uma solução de controle gerencial que fornece diferentes tipos de relatórios, como o de agendamentos, atendimentos realizados, e repasse dos profissionais.
Um bom sistema online de gestão permite que a Clínica Médica ou Consultório tenha um controle correto, com o auxílio de um escritório de contabilidade, das questões trabalhistas e previdenciárias da equipe de trabalho. São temas que merecem atenção e cuidado para que não seja criada uma dor de cabeça no RH por falta de gestão.
Com uma solução de gestão digital, ainda em se tratando de gestão de pessoas, pode-se ir além do controle burocrática e adotar rotinas e funcionalidades que possam gerar dados sobre o desempenho de cada integrante da equipe. Isso ajuda a analisar o desempenho e a desenvolver, se necessário, ações para melhorar a produtividade, entre outros aspectos do trabalho.
O treinamento da equipe no uso da solução digital não pode ficar fora da pauta. Uma sugestão seria estabelecer uma “grade” com os temas mais importantes e também um calendário para atividades de implantação e para ajustes e acompanhamento. Convém também ouvir a equipe para medir as dificuldades que precisam ser atacadas de um modo geral e de modo específico quando o sistema contratado estiver próximo de ser colocado em uso.
O uso de plataformas digitais tem como característica a possibilidade de troca de conhecimentos. Uma possibilidade é criar um ambiente “wiki” para que todos na Clínica Médica ou no Consultório possam compartilhar conhecimentos, dicas, descobertas, boas práticas, tutoriais etc., sobre diferentes aspectos da gestão. E isso inclui também conteúdos referentes à gestão digital.
O uso de um sistema de gestão digital permite um aproveitamento melhor do tempo em diferentes áreas de uma Clínica Médica ou Consultório. No momento da consulta, por exemplo, o tempo maior pode ser dedicado à conversa com o paciente e não com esperas por prontuários de papel. Com tudo na nuvem, o foco fica de fato na análise de sintomas e busca pelo diagnóstico mais correto.
Além da melhor gestão do tempo, a produtividade tem relação também com a organização e controle de tarefas. Falhas como esquecimento de agendamento, por exemplo, ocorrem porque a tarefa não é lista nem visualizada. Ferramentas online como Trello são práticas e funcionam tanto para organizar quanto para controlar a execução e conclusão de tarefas, podendo incluir grupos de funcionários para acompanhar a rotina.
Prova de que ter uma gestão digital não é um bicho de sete cabeças é a forma como um estabelecimento, inclusive Clínicas Médicas e Consultórios, passam a lidar com a documentação internamente. Um Sistema de Gestão ajuda bastante no fluxo e no registro de todas as atividades em que há o envolvimento de mais pessoas. Isso evita que planilhas e outros documentos fiquem desatualizados em meio ao envio de arquivos enviados em anexo em vez de compartilhados na nuvem.
A possibilidade de acessar o prontuário eletrônico do paciente diretamente na tela do computador ou no smartphone é um dos grandes benefícios que um sistema de gestão de Clínicas Médicas e Consultórios possui. A economia de tempo é um dos principais ganhos. Ao receber o paciente, o médico rapidamente tem a sua frente todas as informações sobre ele e pode fazer de modo muito fácil e práticas as atualizações a partir daquele nova consulta. Pode-se personalizar o prontuário conforme a preferência do estabelecimento, além de usar diferentes tipos de fichas (Receituário, Anamnese, Evolução…), além de incluir imagens e PDFs de exames.
A Assinatura Digital, como o próprio nome diz, serve para assinar qualquer documento eletrônico. Tem validade jurídica inquestionável e equivale a uma assinatura de próprio punho. É uma tecnologia que utiliza a criptografia e vincula o certificado digital ao documento eletrônico que está sendo assinado. Assim, dá garantias de integridade e autenticidade.
Com ela a sua Clínica elimina o processo manual de coleta de assinaturas, a remessa física de documentos, o reconhecimento de firmas e a gestão de documentos físicos, reduzindo custos, simplificando os processos e agilizando substancialmente a formalização dos documentos.
Ao optar por um sistema de gestão 100% na nuvem, o gestor de uma Clínica Médica ou Consultório tem mais flexibilidade para acompanhar tudo sobre o dia a dia do estabelecimento. E para isso, neste caso, não importa o local onde ele esteja. Mesmo distante, online, é possível acessar, checar e executar tarefas importantes para o andamento da Clínica. No segmento, em que muitos médicos acumulam a função de gestores, isso é fundamental até para situações comuns como viagens para participação em congressos, por exemplo. E no atendimento também é possível adotar um aplicativo para agilizar a atualização dos prontuários.
A Clínica Médica ou o consultório tem muito a ganhar quando adotam um sistema que permite um gerenciamento mais eficiente da agenda de atendimento. Tem-se sempre a impressão de que esta é a tarefa mais complexa do dia a dia no setor da saúde. É onde residem também as maiores críticas pela falta de horários ou pela demora no atendimento. No caso da agenda online, pode-se adotar uma que permita marcar consultas e agendamentos em geral já integrando com dados sobre os pacientes.
As senhas de papel tendem a cair em desuso nas Clínicas Médicas e Consultórios, como já ocorre em alguns estabelecimentos comerciais. Nestes, o cliente cadastra seu número de telefone e o sistema envia um SMS confirmando a consulta, diminuindo o no-show e o não comparecimento do paciente por esquecimento, e no caso das senhas possibilita a informação do seu número de atendimento que aparecerá no telão quando chegar a vez dele. Isso torna o processo mais dinâmico e causa boa impressão em quem terá de aguardar ser chamado ao consultório.
O uso do QR Code em documentos impressos da Clínica Médica ou do consultório, em especial os que são entregues aos pacientes, causam ótimo impacto. Fica mais fácil de acessar uma página de confirmação de consulta, por exemplo, ou o resultado de um exame. É também uma ação simples e exemplar de como a Transformação Digital pode ser implantada mesmo em ações simples como essa.
Um site é outra medida relativamente simples de implantar dentro de uma perspectiva de gestão digital do negócio. Há muita gente que, até por causa das redes sociais, acaba negligenciando seu endereço na web. E isso não é recomendado fazer. Pelo contrário, deve-se investir em um site funcional, organizado, amigável, responsivo (que seja eficiente no desktop e no smartphone) e que trabalhe para a empresa. Ou seja, que permita ao visitante executar uma série de tarefas desde consulta dos serviços e especialistas disponíveis na Clínica Médica, tirar suas principais dúvidas e até encaminhar pedidos de agendamento.
O uso do WhatsApp é um daqueles casos em que é preciso analisar os prós e os contras antes de inserir a ferramenta no dia a dia da gestão. Há muitos mais prós que contras neste caso. É inegável que o aplicativo se tornou o principal meio de troca de mensagens da atualidade e isso é um indicativo de que pode ser importante usá-lo para comunicação com pacientes. Para facilitar, estabeleça regras e opte por explorar apenas a possibilidade de receber mensagens e interagir diretamente com quem as enviou. A versão WhatsApp for Business pode ser um caminho a ser explorado posteriormente.
“Podemos confirmar sua consulta para amanhã?”. Ligações como essa, uma rotina que a maioria das Clínicas Médicas e Consultórios adotam, podem ser substituídas pelo envio automático de mensagens de SMS para o número de celular do cliente. O lembrete automatizado é eficiente e ajuda na questão da produtividade porque libera um membro da equipe para a execução de outras tarefas que sejam mais imediatas e até mais relevantes.
Quem não é visto, não é lembrado. A velha máxima da publicidade continua valendo nestes tempos de Transformação Digital. E isso significa que é parte do “pacote” da gestão digital o uso das redes sociais para divulgação e interação com os pacientes. Observe sempre as questões legais, conforme previsto pelas entidades que regulamentam as atividades na área da medicina. E avalie quais canais são os mais adequados para compartilhar seu conteúdo e também o conhecimento da equipe de profissionais da Clínica. As opções amplas, como Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, cada um com um propósito, conforme o interesse do estabelecimento.
Com a expectativa de que os gastos globais com saúde aumentem em 5% em CAGR em 2020, provavelmente haverá muitas oportunidades para o setor. Embora existam incertezas, as partes interessadas podem navegar nelas considerando fatores de mudança históricos e atuais ao fazer estratégias para 2020 e além.
Entre esses fatores, estão uma população crescente e envelhecida, prevalência crescente de doenças crônicas, investimentos em infraestrutura, avanços tecnológicos, modelos de assistência em evolução, custos trabalhistas mais altos em meio à escassez de mão-de-obra e expansão dos sistemas de saúde nos mercados em desenvolvimento. Os sistemas de saúde precisam trabalhar em direção a um futuro em que o foco coletivo se afaste do tratamento, da prevenção e da intervenção precoce. Mas, as partes interessadas estão prontas para responder a essas tendências e preparar a prestação inteligente de assistência médica no futuro?
A perspectiva global para o setor de saúde em 2020 analisa detalhadamente os fatores que impulsionam a mudança no setor e esboça sugestões que as partes interessadas podem considerar ao estabelecer uma base sólida para o futuro.
Inovação do modelo de atendimento
Com todas as mudanças que vem ocorrendo nos modelos de atendimento, o setor da saúde não poderia ficar estagnado no que faz há anos. Hoje, os pacientes não são mais participantes passivos de seus cuidados de saúde, estão exigindo transparência, conveniência, acesso e produtos e serviços personalizados. Quais elementos das experiências dos consumidores com o ecossistema de saúde de hoje são mais importantes para eles?
Espera-se que a inovação do modelo de atendimento se manifeste de várias maneiras ao longo de 2020. Os modelos de atendimento focados no futuro provavelmente alavancarão pessoas, processos e tecnologias para atender às crescentes necessidades de saúde individuais e em grupo.
Como a sua clínica está trabalhando nesse item? Você já aderiu a experiência do paciente como um item fundamental para fidelizar seus clientes? No nosso ebook, você pode conferir quais as tendências do mercado e utilizar das melhores estratégias no seu negócio: como é possível melhorar a saúde da população por meio de novos modelos e tecnologias de atendimento que atendam aos fatores de saúde, possibilitem o diagnóstico precoce e monitorem a resposta ao tratamento.
Transformação digital e interoperabilidade
Apesar dos inúmeros desafios, houve um progresso considerável na transformação digital dos cuidados de saúde, que esperamos que continue em 2020 e além. Com a tração digital, os sistemas de saúde testemunharão uma mudança no gerenciamento de dados, do armazenamento de conjuntos de dados para a extração de insights que podem ser monetizados e apoiar áreas de oportunidade, incluindo gerenciamento de saúde da população e atendimento baseado em valor. Em meio a esse crescimento, existem desafios para a digitalização na área da saúde – colocados por plataformas legadas desatualizadas, custo e complexidade de novas tecnologias e necessidades e cenários de negócios em constante evolução – e a cibersegurança continuará sendo uma das principais preocupações.
Como podemos perceber, a tecnologia na área da saúde é uma tendência muito forte e já presente em muitos lugares do mundo. O Brasil está cada dia mais aderindo e se adaptando ao uso da mesma para o benefício da saúde. A inteligência artificial não vai desempregar nenhum médico ou especialista da área, mas vai tornar as suas funções mais assertivas, desta forma, sendo um complemento para os tratamentos médicos.
E se eu te disser que você pode ter muito mais informação sobre esse assunto em um único lugar? Preparamos um ebook com as principais tendências e informações que você precisa para traçar planos e objetivos para este ano, tanto na sua clínica, quanto no seu consultório. Quer ter acesso a esse material agora mesmo? Basta você baixar o nosso e-book e ficar por dentro de tudo o que envolve esse mercado tão promissor.
Se você estiver procurando por um software de gerenciamento ou quer mudar o seu atual, provavelmente está disposto a pesquisar sobre como selecionar o melhor para a gestão da sua clínica ou consultório.
Definitivamente, existem muitas considerações: prontuário eletrônico, prescrição digital, gerenciamento administrativo e de finanças, suporte e módulos complementares, isso é apenas o começo. A única coisa que não deve ser discutida: se ele deve estar na nuvem.
Muito foi dito sobre a tecnologia em nuvem, mas pode parecer difícil decifrar o que significa estar na “nuvem”. À medida que mais e mais tecnologias estão se movendo para a nuvem, é útil entender o termo.
O software em nuvem usa uma rede de servidores remotos hospedados na Internet para armazenar, gerenciar e processar dados, em vez de um servidor local. Ele fornece uma alternativa de baixo custo para as empresas obterem direitos de uso de tecnologia de classe mundial, conforme necessário, contra o licenciamento de todos os dispositivos com todos os aplicativos.
A princípio, a nuvem pode parecer obscura ou desconhecida para você, mas quase todos os varejistas e bancos têm operações baseadas na nuvem. Por quê? A nuvem libera as empresas de serem sobrecarregadas por hardware e servidores dispendiosos, fornece conectividade móvel superior, oferece segurança de classe mundial e permite atualizações contínuas e automatizadas. Todos os fatores importantes para fazer negócios em 2020.
Muitos médicos particulares ficam surpresos ao descobrir que o custo do uso de uma plataforma interna geralmente excede o custo das plataformas em nuvem – especialmente ao longo do tempo. A comparação cuidadosa dos dois mostrará por que as práticas privadas com software em nuvem geralmente economizam dinheiro.
● Novos equipamentos ou requisitos de atualização regularmente
● Licenças necessárias para cada usuário e máquina
● Atualizações manuais
● Maior necessidade de suporte de TI
● Servidores adicionais com armazenamento limitado para backup adequado
● Menos hardware para comprar, manter e atualizar
● Preços mensais com tudo incluído
● Atualizações automatizadas
● Redução no suporte de TI
● Armazenamento quase ilimitado
● Acesso aos principais recursos de segurança e backup
● Implementação mais fácil
Cada dia que passa estamos mais tecnológicos e queremos que a nossa empresa e a tecnologia nos acompanhe. Como estamos sempre com um smartphone ou tablet, a mobilidade é fundamental para os dias de hoje. Podemos agradecer a nuvem por nos permitir acesso de qualquer lugar.
Leia também Tendências na área de saúde.
A capacidade de acessar registros de pacientes de um celular a qualquer momento, em qualquer lugar
Chega de viagens noturnas ao escritório ao trabalhar de plantão
A opção de finalizar os gráficos em casa para um melhor equilíbrio entre vida profissional e trabalho
Equipe toda integrada e com acesso as mesmas informações diminuindo a chance de erros
Outro bônus: a nuvem permite que informações médicas e de toda a equipe sejam compartilhadas em tempo real – algo que é caro e pesado de fazer com os sistemas de software tradicionais. Se seus colegas estão no corredor ou do outro lado da cidade, os registros estão sempre atualizados e ao seu alcance com o software em nuvem.
O software em nuvem faz backup e armazena dados em centros de operações de classe corporativa, automaticamente. Os processos de backup e os procedimentos de segurança oferecem conformidade com a segurança regulatória significativamente mais alta do que o que a maioria das práticas pode alcançar com o software cliente-servidor.
Como esses datacenters custam milhões, poucas práticas privadas têm os recursos para replicar esse nível de segurança. Além disso, os sistemas baseados na nuvem não correm o risco de perda de acesso ou perda de dados em caso de desastre natural ou tempo de inatividade inesperado – o que pode fazer a diferença em permanecer no negócio por algumas práticas particulares.
Não há para onde ir além! Se você está atualmente pesquisando novas soluções de gerenciamento de riscos e prática e prática, é importante entender por que tantos médicos independentes estão mudando suas práticas para a nuvem.
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A inovação é um fenômeno global, um tema contemporâneo que permeia vários segmentos da nossa sociedade. No Brasil, segundo dados da StartupBase, há 12,7 mil startups, das quais 3,62% na área de saúde e bem-estar. Estas startups resultaram na criação de 30 mil vagas de empregos e investimentos da ordem de US$ 1 bilhão em 2018. A área da saúde representa o quarto maior mercado de investimento em inovação.
De um lado, prontuários em papel, acompanhamento presencial e dificuldade de acesso às informações do paciente. Do outro, inteligência artificial, telemedicina, testes genéticos e diagnósticos por videoconferência. O mercado de saúde vive um momento único de transição, em que a ineficiência dá lugar à tecnologia; o papel é substituído pelo digital e as camadas de burocracia e lentidão do setor são rompidas pela disrupção.
Segundo Lloyd Brooks Minor, que assina o texto de apresentação de um estudo de tendências da Faculdade de Medicina da Universidade de Stanford, ainda temos bastante o que percorrer na construção de uma medicina digital com amplo acesso a dados. Ao menos em comparação com outros setores.
Experiência do paciente: o conceito para implementar hoje mesmo na sua clínica
Tecnologias como realidade virtual, inteligência artificial e serviços médicos remotos devem ter um papel no futuro da saúde. Novas tecnologias são apostas para equilibrar aumento no número de idosos e déficit de profissionais de saúde.
A inovação em saúde deve partir de um pressuposto importante em qualquer segmento, mais especialmente na medicina. Trata-se do fato de que inovar implica a aplicação bem-sucedida de algo novo. Nesse contexto, um equipamento revolucionário é apenas uma invenção e a inovação tecnológica, uma ferramenta — ao menos enquanto elas não forem usadas de forma a gerar um valor superior para os pacientes.
As inovações que vêm sendo incorporadas nas últimas duas décadas devem revolucionar o engajamento do paciente, o gerenciamento do tempo dos profissionais e melhorar a qualidade do atendimento.
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O que vem ocorrendo é uma mudança de paradigma, por meio da qual estamos deixando o modelo de cuidado da doença para cuidado da saúde, que se apoia em pilares como bem-estar, prevenção e intervenção precoce. A inovação em saúde vem ganhando adeptos dia a dia e iniciativas vêm surgindo. É fundamental que este movimento siga avançando, e de forma acelerada, para que possamos ocupar um lugar de destaque nesse cenário.
No ambiente hospitalar, instituições como o Hospital Israelita Albert Einstein já estão usando análises de big data para melhorar a eficiência de seus processos e a qualidade dos serviços prestados.
A fim de garantir a agilidade na assistência de pacientes em suas Unidades de Pronto Atendimento (UPAs), um grupo de pesquisadores do grupo de análises de big data da instituição desenvolveu um modelo para ajustar a escala médica por especialidade.
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Nós da equipe eMed, estamos sempre em busca de inovar e entregar o melhor produto para os nossos clientes. Nosso software é 100% na nuvem, com controle administrativo, faturamento TISS, agendamento online, assinatura digital, entre outros serviços que ajudarão você na gestão da sua clínica ou consultório médico. Para solicitar sua demonstração gratuita, entre em contato.
As glosas, no mercado da saúde, são retratadas com base no mercado e de forma geral, são todas as cobranças consumadas que não são correspondentes aos acordos e resoluções pré-estabelecidas referenciadas em contrato, visando contratante e contratada, como por exemplo, instituições prestadoras de serviços de saúde, e operadoras de planos de saúde e convênios.
Para evitar glosas, o ponto principal é substituir o registro manual de informações por sistemas digitais que realizam todo o controle e a gestão dos processos do fluxo de atendimento das organizações de saúde. A maior parte dos problemas que geram glosas são resultados de erros nos cadastros manuais das guias de autorizações dos convênios, que muitas vezes acabam sendo rasuradas ou até extraviadas. Mesmo na digitação manual podem ocorrer erros ou esquecimento de alguma informação, sem falar que cada convênio possui particularidades que devem ser levadas em consideração.
Na última pesquisa do Observatório da Associação Nacional de Hospitais Privados (Anahp), de 2018, atesta que houve aumento na média do índice de glosas: passou de 3,44%, em 2016, para 3,88%, em 2017. Neste texto, vamos entender o que são e como evitá-las.
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Antes de listarmos os cuidados que devem ser tomados para evitar glosas, conheça os tipos mais comuns:
A glosas administrativas são as mais recorrentes do mercado, e as mais simples de se resolver. Como sua denominação já retrata, são relacionadas aos processos administrativos incorretos. É causada através do conjunto de erros operacionais, como o registro inadequado da tabela de valores referentes as taxas exercidas, como os materiais, ou os medicamentos utilizados, como já pré-estabelecido em contrato. Ou até mesmo o registro de preenchimento incorreto das guias de autorização de procedimentos, ou as ausências deles.
Como já havia descrito, estes percalços são fáceis de serem reparados, através de uma correção de dados e reenvio aos convênios, gerando o problema do retrabalho.
As glosas técnicas já são mais complexas, e não são tão comuns quanto as administrativas, devido à quando algum procedimento sem argumentação técnico-científico for contestado, haver a necessidade de uma avaliação de um auditor técnico.
Ocorrem através de inconsistências ao atendimento ao paciente, à medida que haja algum descuido de verificação do período de internação ou da codificação dos medicamentos utilizados descritos incorretamente. Também acontece quando alguns procedimentos são executados com desatenção, por exemplo, ao escrever o prontuário do paciente, ou realizando alguma guia, que possui a descrição incompleta ou anotações realizas a lápis.
Para evitar esta glosa é impreterível que exista um registro de protocolos de processos devidamente alinhado, e de acordo com cada procedimento realizado.
Por último, as glosas lineares são recorrentes da postura unilateral exercida por convênios ou empresas de planos de saúde. Geralmente o motivo desta glosa é incomum, e aparece como codificada como outros serviços, por exemplo, quando uma instituição de saúde apresenta uma guia notificando a codificação de um medicamento utilizado de maior custo como acertado com as operadoras de convênios e planos de saúde, contudo, a empresa não utilizou o medicamento referido, e sim por equívoco, um outro de menor custo, ocasionando assim a glosa linear.
Você consegue evitá-la através de auditoria das glosas, com uma gestão eficiente de contas e profissionais treinados, apurando todos os faturamentos de contas, as análises corretas de codificação de todos os medicamentos e utensílios utilizados e procedimentos concretizados.
Outro ponto que sempre é motivo de glosas são as datas. Faturar um procedimento com data de execução anterior à de autorização é glosa na certa! Os exames só podem ser faturados após a autorização do convênio. Por isso, deve haver um controle rígido das informações de autorização versus execução.
Trabalhar com um sistema de pré-autorização ajuda a evitar glosas e otimizar o agendamento, visto que os colaboradores já irão saber se há cobertura pelo convênio ou se a carteirinha é válida, por exemplo. Quando o sistema de gestão tem a autorização integrada com o convênio, o procedimento se torna mais eficiente e seguro.
Todo paciente, quando precisa realizar um exame, terá que obrigatoriamente levar uma requisição médica. Ou seja, primeiro se realiza uma consulta com o especialista para que seja solicitado o exame. O pedido normalmente é feito em uma guia SADT (Serviços Auxiliares de Diagnóstico e Terapia), em que o médico coloca o nome e o exame solicitado. Possuir um sistema de gestão que complemente as informações ou imprima uma via totalmente preenchida da SADT economiza minutos preciosos do atendimento – uma vez que a clínica é que acaba ficando responsável por preencher todas as informações de cobrança.
Com um sistema de gestão a instituição pode realizar a digitalização do documento e evitar que as informações se percam dentro do fluxo da instituição de saúde. Muitas instituições trabalham com uma rotatividade da guia nos setores de recepção, área técnica e laudos. Porém, existe a possibilidade desse modelo gerar atrasos no faturamento ou até mesmo perdas de receita: o desaparecimento da guia significa que o procedimento não será considerado pelo convênio.
Confira aqui uma Cartilha da Contratualização Glosa da ANS
É muito comum a glosa em cima de materiais e medicamentos, quando há o envio do código de faturamento incorreto ou quantidades erradas, por exemplo. A diferença de 10 para 100 unidades, por um simples erro de digitação, é suficiente para gerar glosas.
Em exames de Ressonância e Tomografia é comum o uso de contrastes (composto químico que deixa a imagem mais nítida) nos pacientes. O contraste deve ser cobrado do convênio, incluindo o uso da agulha, seringa, luva, algodão, entre outros. No entanto, esse tipo de cobrança está sujeito a regras específicas do contrato com o convênio.
O mesmo material e/ou medicamento pode ter código, quantidade, preço e detalhamento diferente entre os convênios. Com um sistema digital, a instituição deve configurar corretamente essas especificidades para não receber glosa dos convênios.
É bastante usual que o convênio imponha uma cláusula sobre quantidade de exames da mesma modalidade. No sistema digital, deve existir a configuração dessas regras de acordo com as informações indicadas no contrato do convênio. Assim, quando houver faturamento, será feito de acordo com a negociação. Caso contrário, serão recebidas várias glosas que são, de fato, pertinentes, ou seja, quando a clínica está realmente enviando informações de forma errada.
Geralmente as codificações de procedimentos são baseadas na tabela TUSS (Terminologia Unificada da Saúde Suplementar), e as precificações utilizam as tabelas CBHPM ou AMB como base. Entretanto, como trata-se apenas de uma referência de valores, o convênio pode negociar por 80% do que está indicado na tabela ou até mesmo usar um código próprio de faturamento.
Para que a clínica não precise recadastrar uma tabela inteira só por conta de alguns exames que são negociados à parte, o sistema deve permitir o cadastro dessas exceções. Assim, a clínica pode continuar utilizando as tabelas padrões, sem receber glosa naquele procedimento que foge do modelo.
Por fim, para evitar glosas o software deve permitir a emissão de uma segunda via do laudo para ser enviado (de forma física ou integrado por sistemas) aos convênios. Muitos planos de saúde exigem o comprovante para atestar o uso de medicamentos ou a própria realização do exame no paciente. Quando o médico assina o laudo digital, é feita uma cópia para que o convênio esteja ciente da cobrança do exame e dos medicamentos utilizados. Essa cópia do laudo é enviada ao convênio junto com os demais dados de faturamento.
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