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No Sistema de Gestão para Clínicas da eMed, você encontra soluções que unem gestão de serviços, produto e atendimento personalizado. Conheça por que somos o mais completo software de gestão médica do Brasil!
Nas últimas décadas, testemunhamos o papel da tecnologia na evolução da comunicação. Você pode alcançar qualquer pessoa a qualquer hora hoje em dia, graças aos aplicativos de e-mail, SMS e chat. Com a acessibilidade sendo tão proeminente, as indústrias em todos os setores estão trabalhando arduamente para utilizar essas tecnologias da maneira mais relevante e eficaz possível.
Um dos aplicativos mais inovadores da última década é o WhatsApp. Desde a sua criação, conseguiu angariar 2 bilhões de usuários ativos em todo o mundo e se tornou um nome conhecido na comunicação, seja entre amigos e familiares ou empresas e clientes. Para as empresas, o WhatsApp é o método mais eficaz para alcançar uma base de clientes cujo número está na casa dos bilhões. Com as pessoas constantemente ativas na plataforma de mensagens, um novo mercado se abriu para empresas de todos os tamanhos. O lançamento do WhatsApp Business em 2018 apresentou aos proprietários de empresas a oportunidade de se promoverem ainda mais e operar seus negócios pelo WhatsApp.
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O WhatsApp Business é uma experiência totalmente nova em comunicação empresarial. Por meio de um perfil de empresa verificado, eles podem compartilhar informações, apresentar produtos e oferecer serviços.
Em meio à pandemia de COVID-19 deste ano, várias indústrias se viram diante de um dilema: como atender melhor nossos clientes e oferecer a ajuda de que precisam? Era, e continua sendo, a questão da hora. Enquanto o mundo estava confuso e lutando para acessar fatos e informações sobre a pandemia, o WhatsApp forneceu uma plataforma para uma transação segura de dados e uma rede maior de conectividade.
No campo da saúde as clínicas médicas, hospitais, farmácias e outras organizações médicas podem usar o aplicativo de mensagens mais popular do mundo para atender sua base de clientes durante esse período de crise e também no futuro. Em março de 2020, a Organização Mundial de Saúde lançou o Alerta de Saúde da OMS no WhatsApp. Ao empregar o WhatsApp Business, a iniciativa permitiu que usuários em todo o mundo simplesmente enviassem “Oi” para o número designado e recebessem uma série de solicitações que lhes permitiam acessar informações e conselhos, obter respostas às suas perguntas e ajudar a divulgar – tudo em relação ao Coronavírus.
A tecnologia digital apresenta às clínicas médicas uma oportunidade sem precedentes de atender os clientes de maneira conveniente e fácil. Aqui estão 5 dicas de uso para o WhatsApp Business no setor de saúde.
Já se foram os dias de tentar marcar uma consulta médica por telefone. Agora os pacientes podem agendar suas consultas pelo WhatsApp. Além disso, podem optar por receber confirmações, cancelamentos ou lembretes através do WhatsApp para um processo tranquilo e sempre disponível.
A maioria das visitas ao médico exige que os pacientes vão uma segunda vez para receber determinados resultados de testes. Isso agora pode acontecer via WhatsApp, economizando tempo e esforço do paciente e do médico. Eles podem se envolver em uma conversa direta para acompanhar seu status.
As clínicas médicas podem usar o WhatsApp para enviar mensagens ou notificações em grande escala. Isso pode ser feito para agendamento eficiente de consultas e confirmações de pacientes.
Hoje, com a telemedicina ativa, o aplicativo permite a complementação de informações durante ou depois uma teleconsulta. Dessa forma, os pacientes podem enviar informações complementares sobre o seu caso ou sanar alguma dúvida que possa surgir posteriormente.
Fluxo de caixa positivo: 4 dicas simples
Muitas pessoas com autismo, por exemplo, descobriram que falar com assistentes digitais como Siri, Cortana e Alexa é terapêutico. Inferimos duas coisas a partir dessa observação: primeiro, que o bot baseado em Inteligência Artificial (IA) interage com todos os humanos da mesma forma, substituindo as tendências humanas de generalização e estereotipagem, com polidez consistente, discurso literal e paciência. Em segundo lugar, ele nos diz que o chatbot está melhorando a vida no setor de saúde e que as portas para melhorias com a ajuda de bots foram abertas.
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Alguns dos problemas comuns que os clientes enfrentam ao lidar com marcas e organizações de saúde, como atrasos frequentes, falta de atenção personalizada e uma desconexão entre a experiência online e offline, podem ser corrigidos com a ajuda de chatbots de saúde eficazes.
A ideia de um chatbot para saúde existe há apenas alguns meses, no entanto, não há melhor maneira de aumentar seus serviços de saúde e satisfazer seus clientes do que combinar os benefícios dos chatbots de saúde com o alcance e o poder do aplicativo de mensagens mais popular do mundo.
O WhatsApp Business pode ajudar as clínicas médicas a acessar uma vasta comunidade de usuários de maneira econômica por meio de chatbots construídos com o objetivo de responder instantaneamente a consultas e preocupações de clientes. Consequentemente, os chatbots de saúde no WhatsApp podem permitir que as clínicas médicas aumentem seu alcance, tendo conversas automatizadas em escala com clientes em potencial a qualquer hora do dia.
Essas conversas automatizadas geralmente imitam interações individuais regulares entre seres humanos e, portanto, trazem uma sensação de personalização que é valorizada por clientes. Um chatbot WhatsApp para saúde pode ser treinado para entender melhor o comportamento do usuário por meio de algoritmos bem projetados e prática contínua, o que, por sua vez, permitirá que o chatbot ofereça uma experiência mais rica e personalizada ao cliente.
Um paciente pode facilmente abrir o aplicativo WhatsApp em seu telefone e relatar seus sintomas ao chatbot da sua clínica médica e com base nos sintomas, o bot pode direcionar o paciente ao especialista relevante.
Agendamento de consulta: o chatbot do WhatsApp para saúde pode facilmente agendar consultas com médicos com base na disponibilidade deles.
Dicas de saúde diárias: o chatbot do WhatsApp para cuidados de saúde pode enviar facilmente dicas diárias de saúde, como exercícios, manutenção da higiene, dieta balanceada para promover uma boa saúde geral e hábitos alimentares. Isso também ajudará a aumentar o valor da sua clínica médica.
Endereçando perguntas frequentes: um chatbot médico treinado para responder a perguntas repetitivas, mas importantes, dos pacientes é fundamental para melhorar a experiência do paciente e, ao mesmo tempo, economizar muito tempo para o médico / equipe médica.
Coordenação de Equipe Interna: o chatbot também pode facilitar a vida da equipe da clínica médica ou consultório. Informações como disponibilidade ou status de equipamentos, cadeiras de rodas, cilindros de oxigênio, etc. podem ser facilmente obtidas por meio de uma simples consulta no chatbot do WhatsApp.
Por que sua Clínica Médica precisa investir em gestão digital
No futuro, espera-se que a inteligência artificial sofisticada e diálogos inteligentes sejam características comuns dos chatbots de saúde, capazes de fornecer respostas a questões diferenciadas e avançadas. Esse sistema cognitivo artificial é definido para reinventar completamente as interações entre humanos e computadores.
O espaço da saúde está repleto de cenários que precisam ser automatizados para tornar o atendimento melhor e mais eficiente das clínicas médicas. O chatbot do WhatsApp para saúde permite que seu consultório seja acessível aos seus pacientes 24 horas por dia, 7 dias por semana, tornando a sua clínica sinônimo de atendimento 24 horas por dia. A interação contínua com sua marca de acordo com sua necessidade também resulta em pacientes satisfeitos e que se sentem bem cuidados. Saúde acessível é uma questão proeminente. Usando as tecnologias mais recentes, os gestores de serviços de saúde podem levar suas operações muitos passos adiante para ajudar mais pessoas. Se você é um profissional de saúde e deseja saber mais sobre como integrar o WhatsApp ao seu negócio, entre em contato com nossa equipe de vendas e entraremos em contato com você.
A crise provocada pela pandemia do novo coronavírus vai mudar profundamente as relações profissionais como se viu até agora. Haverá uso mais efetivo da tecnologia, com mais espaço para uso dos canais online, mudanças na forma de organização do trabalho, com maior utilização do home-office, e até mesmo união para ações de solidariedade em momentos de crise.
O mundo não será mais o mesmo, mesmo quando as medidas de isolamento social puderem ser encerradas, nós não vamos voltar ao normal — estamos, desde já, participando do surgimento de um novo normal.
A Transformação Digital é um processo no qual as empresas fazem uso da tecnologia para melhorar o desempenho, aumentar seu alcance e garantir resultados melhores, o que inclui uma mudança estrutural nas organizações dando um papel essencial para a tecnologia.
Muitos empreendedores, de diferentes ramos de atividade, incluindo os da área médica, percebendo o cenário de mudança, passaram a rever processos e agir de forma mais assertiva a partir do uso da tecnologia. E esta postura os coloca alguns passos à frente dos seus concorrentes que ainda operam distantes do que pregam os conceitos da Transformação Digital.
Não é à toa que a Transformação Digital se tornou um verdadeiro movimento, baseado no compartilhamento de boas práticas em prol de um universo empresarial muito mais conectado – tanto empresas quanto clientes. Isso tem contribuído para o desenvolvimento de um Mindset Digital, em que o uso de tecnologia deixa de ser algo distante e é inserido de forma definitiva na rotina do negócio – incluindo o de Clínicas Médicas.
Confira a seguir ideias e insights de ações e boas práticas que podem ajudar as Clínicas e os Consultórios Médicos a seguirem os conceitos da Transformação Digital e a tornarem sua gestão mais eficiente a partir do uso da tecnologia.
É prioritário que os responsáveis pela Clínica Médica ou pelo Consultório façam um diagnóstico sobre as rotinas de gerenciamento. Liste todas as tarefas e todas as informações necessárias para manter tudo em ordem. O diagnóstico ajuda a ter um mapa das demandas que a gestão digital deverá resolver.
Junto com a busca por conhecimento sobre Transformação Digital, é importante também antecipar uma outra ação: trabalhar o Mindset Digital da equipe para eliminar qualquer tipo de receio ou resistência a respeito do uso de tecnologia. Muitos, por serem nativos digitais, podem assimilar mudanças com maior facilidade. Outros, porém, pode ter maior dificuldade para adotar ferramentas digitais para a execução de suas tarefas. E isso precisa ser muito bem trabalho para que se encontre um equilíbrio.
Na escolha de uma solução digital para a gestão da Clínica Médica ou do Consultório, observe questões específicas do seu dia a dia, mas considere também a eficiência para tarefas básicas como lançamento de despesas, controle as receitas, entre outras, além da facilidade e da agilidade para acompanhamento e extração de dados e informações quando necessário.
A gestão de finanças merece um tópico à parte até porque este é um assunto que sempre se revela complexo para muitos empreendedores. E no setor da saúde não é diferente, especialmente quando no organograma não há a figura do administrador profissional. A dica é consultar seu contador e mapear funcionalidades que um sistema online deve ter e que são benéficas para a gestão financeira da Clínica ou do Consultório.
Na correria do dia a dia, muitas vezes falta tempo para a análise de relatórios gerenciais. A dificuldade também pode estar no software de gestão, que pode oferecer um certo grau de dificuldade para gerar relatórios. O ideal é usar uma solução de controle gerencial que fornece diferentes tipos de relatórios, como o de agendamentos, atendimentos realizados, e repasse dos profissionais.
Um bom sistema online de gestão permite que a Clínica Médica ou Consultório tenha um controle correto, com o auxílio de um escritório de contabilidade, das questões trabalhistas e previdenciárias da equipe de trabalho. São temas que merecem atenção e cuidado para que não seja criada uma dor de cabeça no RH por falta de gestão.
Com uma solução de gestão digital, ainda em se tratando de gestão de pessoas, pode-se ir além do controle burocrática e adotar rotinas e funcionalidades que possam gerar dados sobre o desempenho de cada integrante da equipe. Isso ajuda a analisar o desempenho e a desenvolver, se necessário, ações para melhorar a produtividade, entre outros aspectos do trabalho.
O treinamento da equipe no uso da solução digital não pode ficar fora da pauta. Uma sugestão seria estabelecer uma “grade” com os temas mais importantes e também um calendário para atividades de implantação e para ajustes e acompanhamento. Convém também ouvir a equipe para medir as dificuldades que precisam ser atacadas de um modo geral e de modo específico quando o sistema contratado estiver próximo de ser colocado em uso.
O uso de plataformas digitais tem como característica a possibilidade de troca de conhecimentos. Uma possibilidade é criar um ambiente “wiki” para que todos na Clínica Médica ou no Consultório possam compartilhar conhecimentos, dicas, descobertas, boas práticas, tutoriais etc., sobre diferentes aspectos da gestão. E isso inclui também conteúdos referentes à gestão digital.
O uso de um sistema de gestão digital permite um aproveitamento melhor do tempo em diferentes áreas de uma Clínica Médica ou Consultório. No momento da consulta, por exemplo, o tempo maior pode ser dedicado à conversa com o paciente e não com esperas por prontuários de papel. Com tudo na nuvem, o foco fica de fato na análise de sintomas e busca pelo diagnóstico mais correto.
Além da melhor gestão do tempo, a produtividade tem relação também com a organização e controle de tarefas. Falhas como esquecimento de agendamento, por exemplo, ocorrem porque a tarefa não é lista nem visualizada. Ferramentas online como Trello são práticas e funcionam tanto para organizar quanto para controlar a execução e conclusão de tarefas, podendo incluir grupos de funcionários para acompanhar a rotina.
Prova de que ter uma gestão digital não é um bicho de sete cabeças é a forma como um estabelecimento, inclusive Clínicas Médicas e Consultórios, passam a lidar com a documentação internamente. Um Sistema de Gestão ajuda bastante no fluxo e no registro de todas as atividades em que há o envolvimento de mais pessoas. Isso evita que planilhas e outros documentos fiquem desatualizados em meio ao envio de arquivos enviados em anexo em vez de compartilhados na nuvem.
A possibilidade de acessar o prontuário eletrônico do paciente diretamente na tela do computador ou no smartphone é um dos grandes benefícios que um sistema de gestão de Clínicas Médicas e Consultórios possui. A economia de tempo é um dos principais ganhos. Ao receber o paciente, o médico rapidamente tem a sua frente todas as informações sobre ele e pode fazer de modo muito fácil e práticas as atualizações a partir daquele nova consulta. Pode-se personalizar o prontuário conforme a preferência do estabelecimento, além de usar diferentes tipos de fichas (Receituário, Anamnese, Evolução…), além de incluir imagens e PDFs de exames.
A Assinatura Digital, como o próprio nome diz, serve para assinar qualquer documento eletrônico. Tem validade jurídica inquestionável e equivale a uma assinatura de próprio punho. É uma tecnologia que utiliza a criptografia e vincula o certificado digital ao documento eletrônico que está sendo assinado. Assim, dá garantias de integridade e autenticidade.
Com ela a sua Clínica elimina o processo manual de coleta de assinaturas, a remessa física de documentos, o reconhecimento de firmas e a gestão de documentos físicos, reduzindo custos, simplificando os processos e agilizando substancialmente a formalização dos documentos.
Ao optar por um sistema de gestão 100% na nuvem, o gestor de uma Clínica Médica ou Consultório tem mais flexibilidade para acompanhar tudo sobre o dia a dia do estabelecimento. E para isso, neste caso, não importa o local onde ele esteja. Mesmo distante, online, é possível acessar, checar e executar tarefas importantes para o andamento da Clínica. No segmento, em que muitos médicos acumulam a função de gestores, isso é fundamental até para situações comuns como viagens para participação em congressos, por exemplo. E no atendimento também é possível adotar um aplicativo para agilizar a atualização dos prontuários.
A Clínica Médica ou o consultório tem muito a ganhar quando adotam um sistema que permite um gerenciamento mais eficiente da agenda de atendimento. Tem-se sempre a impressão de que esta é a tarefa mais complexa do dia a dia no setor da saúde. É onde residem também as maiores críticas pela falta de horários ou pela demora no atendimento. No caso da agenda online, pode-se adotar uma que permita marcar consultas e agendamentos em geral já integrando com dados sobre os pacientes.
As senhas de papel tendem a cair em desuso nas Clínicas Médicas e Consultórios, como já ocorre em alguns estabelecimentos comerciais. Nestes, o cliente cadastra seu número de telefone e o sistema envia um SMS confirmando a consulta, diminuindo o no-show e o não comparecimento do paciente por esquecimento, e no caso das senhas possibilita a informação do seu número de atendimento que aparecerá no telão quando chegar a vez dele. Isso torna o processo mais dinâmico e causa boa impressão em quem terá de aguardar ser chamado ao consultório.
O uso do QR Code em documentos impressos da Clínica Médica ou do consultório, em especial os que são entregues aos pacientes, causam ótimo impacto. Fica mais fácil de acessar uma página de confirmação de consulta, por exemplo, ou o resultado de um exame. É também uma ação simples e exemplar de como a Transformação Digital pode ser implantada mesmo em ações simples como essa.
Um site é outra medida relativamente simples de implantar dentro de uma perspectiva de gestão digital do negócio. Há muita gente que, até por causa das redes sociais, acaba negligenciando seu endereço na web. E isso não é recomendado fazer. Pelo contrário, deve-se investir em um site funcional, organizado, amigável, responsivo (que seja eficiente no desktop e no smartphone) e que trabalhe para a empresa. Ou seja, que permita ao visitante executar uma série de tarefas desde consulta dos serviços e especialistas disponíveis na Clínica Médica, tirar suas principais dúvidas e até encaminhar pedidos de agendamento.
O uso do WhatsApp é um daqueles casos em que é preciso analisar os prós e os contras antes de inserir a ferramenta no dia a dia da gestão. Há muitos mais prós que contras neste caso. É inegável que o aplicativo se tornou o principal meio de troca de mensagens da atualidade e isso é um indicativo de que pode ser importante usá-lo para comunicação com pacientes. Para facilitar, estabeleça regras e opte por explorar apenas a possibilidade de receber mensagens e interagir diretamente com quem as enviou. A versão WhatsApp for Business pode ser um caminho a ser explorado posteriormente.
“Podemos confirmar sua consulta para amanhã?”. Ligações como essa, uma rotina que a maioria das Clínicas Médicas e Consultórios adotam, podem ser substituídas pelo envio automático de mensagens de SMS para o número de celular do cliente. O lembrete automatizado é eficiente e ajuda na questão da produtividade porque libera um membro da equipe para a execução de outras tarefas que sejam mais imediatas e até mais relevantes.
Quem não é visto, não é lembrado. A velha máxima da publicidade continua valendo nestes tempos de Transformação Digital. E isso significa que é parte do “pacote” da gestão digital o uso das redes sociais para divulgação e interação com os pacientes. Observe sempre as questões legais, conforme previsto pelas entidades que regulamentam as atividades na área da medicina. E avalie quais canais são os mais adequados para compartilhar seu conteúdo e também o conhecimento da equipe de profissionais da Clínica. As opções amplas, como Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, cada um com um propósito, conforme o interesse do estabelecimento.
O levantamento da FEHOESP apontou que as clínicas particulares cresceram 8,1% e os consultórios médicos tiveram aumento de 4,1%, no ano passado. A boa performance deste setor no cenário da saúde também está atrelada à inclusão de ferramentas tecnológicas e a investimento em capacitação, que ajudam a facilitar a gestão do negócio. No entanto, muitos profissionais da área como médicos e dentistas ainda encontram obstáculos para conseguir garantir a sobrevivência de seus consultórios, devido à falta de conhecimento em gestão clínica e administração financeira.
A tecnologia aplicada à saúde também é capaz de gerar benefícios indiretos aos pacientes e diretos ao profissional de saúde e sua equipe, tornando a prática médica muito mais eficiente. Tendo os processos digitalizados, um software de gestão que descomplique as finanças e mantenha todos os dados em um único lugar, a administração da clínica em geral, será uma gestão clínica eficiente e que irá permitir ao profissional da saúde focar em seu principal objetivo – o atendimento do paciente.
De uma forma geral, esses sistemas de gestão ajudam os médicos a gerir suas clínicas e consultórios, oferecendo mais qualidade e transparência ao serviço. Além disso, com o uso dessa tecnologia, há uma maior organização e otimização de tarefas administrativas e foco maior no relacionamento humano.
O prontuário eletrônico é uma das ferramentas que cada dia ganha mais adesão nas clínicas e nos consultórios, pois reunir todas as informações em um só lugar é uma das principais vantagens de um prontuário eletrônico. Se unido a um sistema em nuvem, é possível acessar essas informações de qualquer lugar, o que é de grande relevância ao se atender um paciente de emergência, por exemplo, basta ter acesso à internet.
Outras características presentes em um prontuário eletrônico é que você pode personalizá-lo conforme a sua especialidade e suas necessidades, anexar exames e fotos e, o melhor, não ocupa espaço físico. Utilizar um prontuário eletrônico garante a segurança dos seus dados e torna o atendimento mais fácil e eficiente.
Big Data é um sistema que armazena um conjunto de informações extraídas de um grande volume de dados com o objetivo de encontrar características comuns em um grupo de pessoas ou em um lugar, por exemplo. O uso de Big Data na área da saúde pode ajudar em previsões de possíveis diagnósticos em um paciente e até na diminuição de custos de pesquisa por causa da disseminação de conhecimento.
A partir dessas informações, é possível traçar um perfil de sintomas ou características de pacientes com algum tipo de doença e fazer previsões mais precisas sobre as chances de um paciente apresentar também tal doença ou até mesmo sobre a efetividade de tratamentos.
Fidelizar pacientes, com certeza, é uma das prioridades de clínicas, pois, pacientes fidelizados ajudam a promover o seu negócio com recomendações, além de trazerem receita recorrente para sua clínica. A tecnologia pode ser eficiente nessa área quando ajuda o relacionamento clínica-paciente a ser mais humanizado e eficiente. O paciente precisa sentir-se acolhido e confortável, pois na maioria das vezes, ele procura ajuda em um momento não tão agradável, e com um sistema eficiente de gestão clínica, toda a equipe poderá concentrar seu conhecimento e tempo no atendimento do cliente.
Acredito que agora já é possível perceber todos os impactos de um sistema de gestão na sua clínica: eficiência no serviço prestado, tempo otimizado, dados em um único lugar, redução de custos, entre outros.
Se você deseja entender mais sobre softwares especializados em gestão clínica, entre em contato conosco. Podemos tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto e mostrar ainda mais vantagens da adoção de um sistema de gestão para seu empreendimento.
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