O faturamento eficiente é um dos pilares fundamentais para a sustentabilidade financeira e operacional das clínicas médicas. No cenário atual, onde a saúde suplementar desempenha um papel importante no acesso aos serviços médicos, a gestão precisa e eficaz do faturamento torna-se ainda mais relevante. No entanto, esse processo é frequentemente desafiado por uma série de fatores que podem comprometer a eficiência financeira das instituições de saúde.
A importância de uma gestão eficiente no faturamento de clínicas médicas não pode ser subestimada. Dados da Associação Nacional de Hospitais Privados (ANAHP) indicam que até 35% das clínicas enfrentam dificuldades significativas com a administração de diferentes convênios, enquanto estudos da Federação Nacional de Saúde Suplementar (FenaSaúde) mostram que atrasos nos pagamentos e erros de lançamento são problemas recorrentes que afetam cerca de 50% das instituições de saúde. Esses desafios não só impactam o fluxo de caixa, mas também aumentam os custos operacionais e diminuem a capacidade de investimento em melhorias e inovações.
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Diante desse panorama, identificar os principais desafios no faturamento e adotar soluções eficazes é essencial para a saúde financeira das clínicas. Este texto explora em detalhes os principais obstáculos enfrentados no processo de faturamento, como a complexidade das tabelas de convênios, erros de lançamento, falta de capacitação da equipe e atrasos no recebimento. Além disso, apresentaremos soluções práticas e comprovadas, incluindo a automação dos processos de faturamento, capacitação contínua da equipe, auditorias periódicas, gestão de relacionamento com convênios e monitoramento de indicadores de desempenho.
Com uma abordagem estratégica e o uso de tecnologias avançadas, é possível superar esses desafios e garantir uma gestão financeira eficiente, promovendo não apenas a sustentabilidade das clínicas médicas, mas também a melhoria contínua dos serviços prestados aos pacientes.
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O faturamento de clínicas médicas enfrenta diversos desafios que podem comprometer a eficiência e a estabilidade financeira da instituição. Abaixo, detalhamos os principais desafios e seu impacto na gestão financeira.
A variedade de tabelas de convênios é um dos maiores obstáculos no faturamento das clínicas médicas. Cada convênio possui suas próprias regras, tabelas de preços e procedimentos específicos, o que complica a padronização e aumenta a carga de trabalho administrativo.
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Erros de lançamento são comuns no faturamento de clínicas médicas e podem ocorrer devido à inserção incorreta de dados, códigos de procedimentos e informações do paciente. Esses erros frequentemente resultam de processos manuais e da falta de padronização nos registros.
Estudos da Healthcare Financial Management Association (HFMA) indicam que até 20% das faturas submetidas contêm algum tipo de erro, seja na codificação de procedimentos, nos dados do paciente ou na descrição dos serviços prestados. Esses erros podem ser decorrentes de uma série de fatores, incluindo:
Os erros de lançamento têm um impacto significativo na eficiência e na sustentabilidade financeira das clínicas médicas. As principais consequências incluem:
Leia aqui: A importância da experiência do paciente e como melhorar o atendimento médico
A capacitação inadequada da equipe de faturamento pode gerar ineficiências e aumentar a ocorrência de erros.
Os atrasos nos pagamentos dos convênios são um desafio constante, afetando o fluxo de caixa das clínicas.
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Melhorar o faturamento em clínicas médicas requer a adoção de diversas estratégias que aumentam a eficiência e precisão dos processos financeiros. A seguir, apresentamos soluções eficazes para otimizar o faturamento das clínicas médicas.
A automação dos processos de faturamento pode transformar a gestão financeira das clínicas médicas, trazendo inúmeros benefícios.
Investir na capacitação contínua da equipe de faturamento é essencial para garantir a eficiência e a precisão dos processos.
A realização de auditorias periódicas e a revisão constante dos processos são fundamentais para identificar e corrigir falhas.
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O monitoramento contínuo e a análise de indicadores de desempenho são fundamentais para a gestão eficiente do faturamento.
A gestão eficiente do faturamento é essencial para garantir a sustentabilidade financeira e operacional das clínicas médicas. Implementar soluções eficazes para superar os desafios do faturamento, como a automação dos processos, a capacitação contínua da equipe e o monitoramento de indicadores de desempenho, é fundamental para melhorar a eficiência e a precisão das operações financeiras.
Uma ferramenta que se destaca nesse contexto é o eMed, um sistema de gestão completo que integra todas as funcionalidades necessárias para otimizar o faturamento de clínicas médicas. Com o eMed, é possível automatizar processos, reduzir erros de lançamento, gerenciar tabelas de convênios com facilidade e monitorar indicadores de desempenho em tempo real. Além disso, o sistema oferece relatórios detalhados e dashboards interativos, permitindo uma visão clara e precisa da situação financeira da clínica.
Para aprofundar ainda mais o conhecimento sobre faturamento e gestão financeira em clínicas médicas, convidamos você a assistir à live sobre faturamento do 4º Bate-papo eMed, que aconteceu em julho de 2024, com a participação de Paola Cheiram, CEO da Nexmed, e Filipe Pacheco, Gestor de Relacionamento e Vendas da eMed. Durante a live, foram discutidos os principais desafios e soluções para o faturamento, além de serem apresentados insights para otimizar a gestão financeira das clínicas. Não perca a oportunidade de acessar o mapa mental com os principais pontos e insights da live, clicando aqui.
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No cenário competitivo das clínicas e consultórios médicos, a retenção de pacientes desempenha um papel fundamental na sustentabilidade e no sucesso desses estabelecimentos de saúde. A capacidade de manter pacientes satisfeitos e engajados ao longo do tempo não apenas fortalece o relacionamento médico-paciente, mas também contribui para a reputação e o crescimento da clínica.
De acordo com dados do setor, a média de retenção de pacientes em clínicas e consultórios médicos varia entre 30% e 40% atualmente. Esse número destaca os desafios significativos enfrentados pelas instituições de saúde para manter os pacientes satisfeitos e engajados ao longo do tempo, em um ambiente onde a concorrência e as expectativas dos pacientes estão em constante evolução. É fundamental, portanto, implementar estratégias eficazes que não apenas abordam esses desafios, mas também valorizem a importância da experiência do paciente no contexto dos cuidados de saúde.
Os desafios na retenção de pacientes em clínicas e consultórios médicos podem ser variados e impactar diretamente no sucesso e na estabilidade desses estabelecimentos de saúde. Alguns dos principais desafios incluem:
Em muitas áreas, a concorrência entre clínicas e consultórios médicos é alta, o que pode dificultar a fidelização dos pacientes. Os pacientes têm mais opções e podem buscar alternativas facilmente.
Os pacientes estão cada vez mais exigentes em relação aos serviços de saúde. Eles esperam um atendimento personalizado, eficiente e de qualidade. Quando essas expectativas não são atendidas, podem buscar outras opções.
Leia aqui: Prontuário Eletrônico na Gestão Médica
A falta de uma comunicação eficaz entre a clínica e os pacientes pode levar à insatisfação e à perda de pacientes. Problemas como falta de retorno de chamadas, dificuldade em marcar consultas ou obter informações, podem afastar os pacientes.
Longos períodos de espera para agendar consultas ou para serem atendidos no dia da consulta podem ser frustrantes para os pacientes. Uma gestão inadequada dos horários e agendamentos pode impactar negativamente na experiência do paciente.
Erros médicos, falta de acompanhamento pós-consulta, ou dificuldade em resolver problemas de forma eficiente são exemplos de falhas na prestação de serviços que podem levar à insatisfação e à perda de pacientes.
Pacientes podem deixar de retornar à clínica se não compreenderem totalmente os benefícios dos tratamentos ou procedimentos recomendados. A falta de educação ou esclarecimento sobre os serviços oferecidos pode resultar na perda de pacientes.
Uma experiência geral negativa, seja devido ao atendimento impessoal, instalações inadequadas ou falta de empatia por parte da equipe médica, pode levar os pacientes a buscar outras opções de cuidados de saúde.
Não realizar o acompanhamento adequado dos pacientes após as consultas, exames ou procedimentos pode fazer com que os pacientes se sintam negligenciados e procurem outras clínicas que ofereçam um cuidado mais abrangente.
Esses são apenas alguns dos desafios comuns na retenção de pacientes em clínicas e consultórios médicos. Abordar essas questões de forma eficaz é essencial para construir relacionamentos duradouros com os pacientes e garantir o sucesso sustentável da prática médica.
Leia aqui: Dados Médicos na Transformação da Assistência à Saúde
Para aumentar a retenção de pacientes em clínicas e consultórios médicos, é essencial implementar estratégias eficazes que melhorem a experiência do paciente e fortaleçam o relacionamento entre a equipe médica e os pacientes. Aqui estão algumas das melhores estratégias:
Ofereça um atendimento personalizado e empático, demonstrando interesse genuíno pelo bem-estar e pela saúde do paciente. Conheça os pacientes pelo nome, ouça suas preocupações e demonstre empatia durante as consultas.
Mantenha uma comunicação clara e eficaz com os pacientes. Explique os procedimentos, tratamentos e cuidados de forma compreensível, evitando jargões médicos complexos. Esteja disponível para responder dúvidas e fornecer informações adicionais.
Melhore o sistema de agendamento para reduzir os tempos de espera e evitar atrasos nas consultas. Mantenha os pacientes informados sobre qualquer atraso e demonstre respeito pelo tempo deles.
Realize um follow-up adequado após consultas, exames ou procedimentos. Entre em contato para verificar o progresso do paciente, oferecer orientações adicionais e lembrar de agendamentos futuros.
Implemente programas de fidelização e benefícios para os pacientes regulares. Ofereça descontos em consultas de retorno, exames ou tratamentos adicionais para incentivar a continuidade do cuidado na sua clínica.
Solicite feedback regular dos pacientes sobre sua experiência na clínica. Use essas informações para identificar áreas de melhoria e implementar mudanças positivas que atendam às necessidades dos pacientes.
Utilize tecnologia e inovação para facilitar a comunicação e o acesso dos pacientes aos serviços. Por exemplo, implemente sistemas de agendamento online, telemedicina ou integre o uso de aplicativos de mensagens como o WhatsApp para oferecer suporte remoto.
Implementar essas estratégias de forma consistente e focada no paciente pode ajudar a fortalecer o relacionamento entre a clínica e os pacientes, aumentando a retenção e contribuindo para o sucesso do estabelecimento médico.
Leia aqui: A Importância do Software de Gestão para Clínicas e Consultórios Médicos
Para aumentar a retenção de pacientes em clínicas e consultórios médicos, algumas das melhores soluções tecnológicas incluem o uso de software de gestão médica e a integração com a plataforma do WhatsApp. Essas tecnologias podem melhorar a experiência do paciente e otimizar a comunicação entre a clínica e os pacientes. Aqui estão as soluções específicas:
Implemente um software de gestão médica que permita o gerenciamento eficiente dos pacientes, agendamentos, registros médicos, faturamento e outros processos administrativos. Escolha um sistema que ofereça uma interface amigável, permitindo acesso fácil às informações necessárias durante as consultas e procedimentos. Além de otimizar a rotina da clínica ou consultório, um software de gestão médica beneficia diretamente os pacientes ao:
Para aumentar a eficiência da sua clínica e fortalecer o relacionamento com os pacientes, uma das soluções tecnológicas mais importantes é a integração do WhatsApp com o sistema de gestão médica. Essa integração oferece benefícios significativos tanto para a clínica quanto para os pacientes.
Ao integrar o WhatsApp ao seu software de gestão, você pode proporcionar uma experiência mais personalizada e conveniente para os pacientes. Veja como isso pode beneficiar sua clínica:
Leia aqui: Principais desafios na gestão de consultórios médicos e como superar
Ao adotar uma abordagem centrada no paciente, que prioriza o atendimento personalizado, a comunicação eficaz, a gestão eficiente de agendamentos e o acompanhamento pós-consulta, as clínicas podem diferenciar-se positivamente em um mercado competitivo. Além disso, o uso inteligente da tecnologia, como softwares de gestão médica e a integração com o WhatsApp, amplia as possibilidades de oferecer serviços mais ágeis, acessíveis e convenientes aos pacientes.
Nesse sentido, investir em estratégias de retenção de pacientes não apenas contribui para a estabilidade financeira da clínica, mas também para a construção de relacionamentos duradouros baseados na confiança mútua e na excelência dos cuidados de saúde. Essa abordagem integrada, combinando o melhor da prática médica com a inovação tecnológica, posiciona as clínicas e consultórios médicos no caminho para o crescimento sustentável e a excelência no atendimento.
Por meio da implementação consistente dessas estratégias, as clínicas e consultórios médicos podem transformar os desafios da retenção de pacientes em oportunidades tangíveis de crescimento e diferenciação no mercado de saúde atual.
Nossa plataforma oferece uma variedade de recursos projetados para simplificar o processo de agendamento, desde a marcação online de consultas até lembretes automáticos e integração com calendários digitais. Com o eMed, você terá acesso a uma ferramenta poderosa que otimiza sua agenda, reduzindo não comparecimentos, melhorando a comunicação com os pacientes e aumentando a eficiência da equipe.
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A Inteligência Artificial (IA) tem se mostrado uma ferramenta cada vez mais importante e útil na área médica.
A tecnologia pode ajudar os médicos e os demais profissionais da saúde a melhorar o diagnóstico, tratamento e prevenção de doenças, além de permitir que a pesquisa médica avance mais rapidamente.
A IA pode ser usada para analisar grandes quantidades de dados de pacientes. Essa tecnologia também pode ajudar a personalizar o tratamento para cada paciente, levando em conta suas características individuais e genéticas.
Para entender melhor sobre essa tecnologia, no post de hoje vamos abordar a importância da inteligência artificial na área médica e como essa tecnologia pode facilitar a gestão das clínicas médicas.
Inteligência Artificial (IA) é um campo da ciência da computação que busca criar sistemas que podem realizar tarefas que, normalmente, exigiriam inteligência humana para serem executadas. Esses sistemas são desenvolvidos para aprender com dados e experiências, além de serem capazes de tomar decisões e realizar ações com base nessas informações (Fonte: Tecnoblog).
A Inteligência Artificial está transformando muitas áreas da vida, incluindo a Medicina. Como vimos, a tecnologia está sendo utilizada em várias aplicações na área médica, desde o diagnóstico até a prevenção e tratamento de doenças.
A IA pode ajudar a identificar padrões em grandes quantidades de dados de pacientes, permitindo que os médicos façam diagnósticos mais precisos e rápidos.
Algoritmos de Inteligência Artificial também podem ser usados para analisar imagens médicas, como radiografias e tomografias, para detectar sinais de doenças ou anomalias.
Com a ajuda da IA, os médicos podem desenvolver tratamentos personalizados para seus pacientes com base em seus dados médicos e genéticos. Isso pode levar a um tratamento mais eficaz e resultados mais efetivos para o paciente.
A Inteligência Artificial pode ajudar a reduzir erros médicos, como diagnósticos incorretos e erros de prescrição, através da análise de dados e detecção de anomalias.
A IA pode ajudar a aumentar a eficiência operacional em hospitais e clínicas, através da automação de tarefas, como triagem de pacientes, agendamento de consultas e monitoramento de pacientes.
A Inteligência Artificial pode ser usada para analisar grandes quantidades de dados médicos e de pesquisa, ajudando a identificar novas formas de prevenção e tratamento de doenças.
Veja algumas maneiras pelas quais a IA pode ser usada como suporte à decisão clínica nas clínicas médicas:
Com a implementação adequada, a Inteligência Artificial pode ajudar a melhorar a qualidade de vida dos pacientes e transformar a forma como a medicina é praticada, inclusive nas clínicas médicas.
A eMed é uma empresa especialista em gestão médica com sistema inteligente, seguro e completo, fornecendo produtividade, organização, agilidade e mobilidade para a sua clínica. Trabalhamos com alta tecnologia no sistema de gestão médica.
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Todo paciente – independentemente da hora do dia ou da especialidade que ele procura – precisa ter uma experiência de alta qualidade. Melhorar a experiência do paciente e garantir sua consistência envolve reduzir a variabilidade entre clínicas e médicos. Para isso, existem sete passos essenciais que você pode estar agregando a sua clínica médica para melhorar a experiência do seu paciente.
Para atingir com êxito esse objetivo, você precisa ter a adesão de toda a equipe clínica – um esforço liderado pelo gestor para médicos, secretárias e equipe de saúde, para ajudar todos a realmente entender e aceitar a missão e o propósito de fornecer uma experiência de alta qualidade ao paciente.
Como a análise de dados de saúde pode melhorar as finanças da clínica médica
Usar as análises do mercado para estimular o suporte organizacional para definir um modelo de comunicação médico-paciente é um grande primeiro passo. No entanto, construir um padrão de treinamento baseado em evidências que melhore os resultados e mantenha o apoio clínico é o próximo passo crítico. Para delinear uma estratégia e construir um programa de treinamento em comunicação médico-paciente que siga um critério específico, analise os pontos abaixo:
Vantagens do Prontuário Eletrônico
Com base nos parâmetros citados acima, as etapas abaixo descrevem as práticas críticas necessárias para fornecer a consistência e as ferramentas que os médicos podem usar para melhorar sua comunicação com os pacientes.
Antes de podermos desenvolver um sistema para impactar a experiência do paciente, primeiro precisamos entender o que os pacientes querem de sua experiência. Em um estudo recente, Finefrock et al. descrevem um subconjunto de comportamentos de comunicação centrados no paciente correlacionados com pontuações mais altas de satisfação do paciente. Com base nesse feedback, podemos definir as fases do encontro com o paciente e promover as melhores práticas em cada uma.
É importante obter uma avaliação básica de como seus médicos interagem atualmente com os pacientes antes de entrar em um programa de treinamento. A realização de uma avaliação inicial de desempenho permite medir o quão bem o conhecimento é aplicado na consulta e como cada clínico individual está melhorando.
13 Melhores KPIs e métricas de saúde
Implante um programa de treinamento online para ensinar as melhores práticas definidas acima, assim cada pessoa da equipe poderá gerenciar o seu aprendizado, conforme sua disponibilidade de horários. Um treinamento eficaz deve ser baseado em vídeo e enraizado nos principais conceitos de aprendizagem de adultos para manter os alunos envolvidos e interessados.
A educação para funcionários da área de saúde concentra-se nos princípios de atendimento ao cliente relacionados à saúde. Quão bem eles atendem o telefone, seja da equipe da clínica ou de um paciente? Como os pacientes são recebidos?
Idealmente, o treinamento deve ser aplicado para todos os funcionários da clínica e do consultório que têm potencial para impactar a experiência do paciente, incluindo médicos, profissionais de nível médio, enfermeiros e outros funcionários da área de saúde, tanto na clínica quanto no consultório.
Software Médico para Análise de Dados
Quão bem seus médicos estão aplicando suas novas habilidades de comunicação durante a consulta? Implante uma avaliação observacional após o treinamento para medir melhorias de desempenho e oportunidades de melhoria.
Com base em quão bem os comportamentos são executados na reavaliação, a gerência pode elaborar um plano de ação objetivo para orientar a estratégia de melhoria do desempenho de cada profissional. Dê exemplos do que alguém está fazendo bem e onde pode melhorar.
Os médicos tendem a ser competitivos e se relacionam com medidas objetivas comparando seu desempenho com outros na mesma função. O gestor pode usar estrategicamente métricas de relatórios para identificar o desempenho de cada médico em práticas específicas. Por exemplo, um médico que nunca sorri e faz contato visual está tendo um desempenho ruim nessa medida em relação aos colegas. Isso chama a atenção de um médico e, consequentemente, pode gerar a mudança.
Sistema para Clínicas gera eficiência?
Forneça uma revisão de treinamento a cada ano e uma reavaliação para avaliar as melhorias.
Compartilhe melhorias departamentais ou individuais e boas críticas com a equipe periodicamente em reuniões para manter a equipe engajada e motivada.
Sistema Financeiro Para Médicos
Ao avaliar se você pode criar seu próprio programa para melhorar a experiência do paciente, use os seguintes critérios baseados em evidências:
É impossível criar uma experiência de alta qualidade para o paciente sem criar uma base que se concentre em um modelo consistente de comunicação médico-paciente – que crie uma ótima primeira impressão, gerencie as expectativas e comunique claramente na consulta. Um programa projetado dessa maneira reduz a variabilidade na experiência do paciente em sua organização de saúde.
O planejamento tributário é fundamental para uma boa gestão financeira de qualquer negócio empresarial e não poderia ser diferente no caso de clínicas médicas e profissionais da área da saúde. Como os custos tributários ocupam destacada posição nas contas a pagar de toda empresa, quem não quer reduzir esses e pagar menos impostos em sua clínica médica?
O tema central é fazer você entender, como o planejamento tributário para clínicas médicas pode reduzir seus pagamentos de impostos e, melhor ainda, de forma segura sem riscos futuros.
Tendências do Mercado Digital na Saúde em 2022
Apesar da busca na redução da carga tributária, uma boa gestão da clínica médica também pode colocar dinheiro no caixa. A gestão tributária consiste em uma série de ações que uma empresa deve desempenhar na hora de organizar e planejar o recolhimento de tributos, mas com objetivos estratégicos para a organização. Confira a seguir:
O planejamento tributário é simplesmente uma forma de reduzir os impostos de forma legal para clínicas médicas e consultórios. Para fazer esse planejamento, precisamos de todas as informações da empresa tais como:
1 – Faturamento mensal
2 – Relação de despesas operacionais (incluindo trabalhista) e principalmente entender da atividade da clínica e seus respectivos códigos de serviços
3 – A estrutura societária também precisa fazer parte do planejamento
O regime tributário é o conjunto de leis que definirão quais tributos sua clínica pagará ao governo. Ou seja, a escolha certa previne problemas e evita que a empresa pague mais do que precisa aos cofres públicos. Consequentemente faz a empresa economizar, revertendo o orçamento para outras áreas da clínica. Entenda quais as opções disponíveis.
A sigla EIRELI significa Empresa Individual de Responsabilidade Limitada. Este tipo de regime é uma categoria empresarial com apenas uma pessoa com responsabilidade limitada sobre o empreendimento. Com a EIRELI, é possível separar patrimônio empresarial do privado. Dessa forma, é possível que o empreendedor responda limitadamente ao capital social.
A categoria requer um capital mínimo de 100 vezes o valor do salário mínimo no momento em que a empresa for registrada e o faturamento anual estipulado deve ser de até 4,8 milhões.
A categoria do Simples Nacional é indicado para microempresas e empresas de pequeno porte com receita bruta de até R$ 3,6 milhões anuais. O regime oferece alíquotas menores e simplicidade da agenda tributária, facilitando o controle.
Gerenciamento centralizado de dados clínicos
O Lucro Real é o regime tributário mais amplo, podendo ser utilizado por qualquer pessoa jurídica com faturamento superior a R$ 78 milhões. Neste caso, o cálculo de impostos de acordo com o lucro real é feito com base no lucro contábil, formado pelo lucro líquido menos as adições, exclusões e compensações fiscais.
Ou seja, em caso de prejuízo, não há imposto de renda a ser pago. A adesão a este regime também impõe à empresa uma série de obrigações como, fazer inventário e o Demonstrativo de resultado do Exercício (DRE), além de outros documentos que declaram o lucro apurado exigido pela Receita Federal.
Com o regime tributário Lucro Presumido, a tributação é calculada tendo como referência o lucro verdadeiro da empresa, mas que varia conforme a atividade desenvolvida, variando entre 1,6% e 32% da receita. No entanto, o faturamento anual deve ser igual ou inferior a R$ 78 milhões.
Esta categoria é indicada para empresas cuja margem de lucro é maior do que a presunção, assim como para aquelas que têm poucos custos operacionais e com folha de pagamento.
É fundamental que antes de escolher pelo Lucro Presumido, a empresa avalie sua lucratividade, pois, se o percentual for superior ao do Lucro Real, esta pode não ser a melhor categoria para se enquadrar.
O Impacto da Transformação Digital na Saúde
Certamente, é muito importante que o prestador de serviço que pretende registrar seu consultório médico converse com um contador para entender como funciona a tributação para a área médica. Juntos podem avaliar e definir se a melhor opção de tributação é por pessoa física ou pessoa jurídica.
Se optar pela segunda, também deve definir qual será a modalidade escolhida.
Pesquisa de satisfação do paciente
Podemos perceber que existem vários fatores quando falamos de planejamento tributário para consultórios e clínicas médicas. Porém, quando você investe em um sistema de gestão que permite centralizar todas as informações, tudo fica mais claro e fácil de administrar.
Para que você possa focar no que realmente importa – seu paciente – entre em contato e solicite uma demonstração do melhor software de gestão médica do país. Entre em contato com o time de especialistas da eMed.
No Sistema de Gestão para Clínicas da eMed, você encontra soluções que unem gestão de serviços, produto e atendimento personalizado. Conheça por que somos o mais completo software de gestão médica do Brasil!