O no-show é considerado um problema mundial na assistência à saúde tanto no setor público como no privado. Uma revisão sistemática sobre o tema apontou uma taxa média mundial de absenteísmo de 23%, sendo os maiores índices encontrados na África (43,0%), seguido pela América do Sul (27,8%), Ásia (25,1%), América do Norte (23,5%), Europa (19,3%) e Oceania (13,2%).
A eficiência do agendamento é o coração de sua prática médica. E o no-show de pacientes é sua nêmesis. Eles são um dos grandes problemas de todos os consultórios médicos e é essencial ter estratégias para reduzi-los. Desde o tempo de preparação desperdiçado até a perda de receita, um não comparecimento pode prejudicar o fluxo de sua prática. Embora nem todo o absenteísmo possa ser eliminado, existem maneiras eficazes de reduzir o número de no-show em sua clínica.
Seja qual for a causa, desde a falta de transporte até o esquecimento ou problemas financeiros, você vai reduzir o número de no-show em sua clínica médica, seguindo as dicas a seguir.
– Evite fazer uma política geral quando, na verdade, é apenas um pequeno segmento de seus pacientes que está sempre perdendo consultas.
– Considere restringir o agendamento de consultas para o mesmo dia ou apenas um dia antes para no-show crônicos.
– Não concentre seus esforços em reduzir as ausências em um determinado dia da semana / hora do dia / temporada. É mais sobre sua política do que seu tempo.
– Se você conhece um determinado paciente que não comparece com frequência, considere reservar duas vezes o intervalo de tempo antes que ele não compareça. Dessa forma, você não perderá receitas por ter uma vaga em sua agenda.
Muitas clínicas usam sistemas automatizados de lembretes de compromissos. Considere, adicional e diretamente, entrar em contato com a pequena porcentagem de seus pacientes que provavelmente não comparecerão. Algumas ligações hoje podem resolver um problema amanhã.
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Além das dicas acima, considere tentar as seguintes estratégias para melhorar suas taxas de não comparecimento.
Faça chamadas de lembrete diário, isso ajuda a evitar o no-show
Designe um membro da equipe para fazer ligações de lembrete todas as tardes para os compromissos do dia seguinte. Pode ser uma boa ideia solicitar aos pacientes que avisem se não puderem comparecer e lembrá-los de que você gostaria de oferecer o horário a outra pessoa se eles souberem que não poderão comparecer. Isso levará a um cancelamento oportuno, em vez de um não comparecimento de última hora. Quando você liga para um paciente e recebe uma confirmação verbal, é menos provável que ele não compareça.
Configurar lembretes automáticos
Usar um sistema com serviço de notificação automatizado para enviar uma mensagem de texto, mesmo se você já estiver fazendo ligações para lembretes. Ele fornece uma via adicional para alcançar os pacientes, e se algum dia não forem realizadas as chamadas de lembrete, você ainda terá alguma estratégia de lembrete automatizado em vigor.
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Mantenha uma lista de espera
Mantenha uma lista de espera atualizada e específica para que você tenha opções para preencher as lacunas. Você pode incluir os dias e horários em que os pacientes estão disponíveis e se eles estão próximos o suficiente de seu consultório para marcar uma consulta com pouca antecedência.
Não espere para reagendar suas faltas
Reprogramar não comparecimentos depois que eles ocorrem não é uma técnica para evitar que eles aconteçam. No entanto, o fato de você ter feito um esforço para entrar em contato com o paciente mostra cuidado e preocupação e estabelece o tipo de conexão pessoal que os tornará menos propensos a não comparecer na próxima vez. Os pacientes que faltam às consultas frequentemente farão um esforço para garantir que não falte a próxima.
É uma boa regra entrar em contato com os pacientes que não comparecem imediatamente. Se você esperar que o paciente ligue para você, pode estar esperando em vão. O constrangimento devido a um compromisso não atendido às vezes impede que as pessoas liguem. Tente esperar 10 ou 15 minutos após a hora do compromisso e, em seguida, faça uma chamada que soe como: “Olá, marcamos uma consulta para as 10h hoje e você ainda não chegou. Por acaso, você está a caminho ou um pouco atrasado? Mas se não, queremos garantir que você retorne ao mais breve possível.”
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Manter um tom não acusatório, em vez de repreender o paciente por faltar à consulta é o caminho a percorrer se você quiser que essa pessoa volte a sua clínica médica. Se o seu consultório cobrar uma taxa, espere para trazê-lo à tona até a próxima consulta, quando o paciente estiver bem na sua frente no momento da consulta.
Seja proativo com sua programação, não espere o no-show
Quase toda clínica médica tem aquele paciente que chega atrasado em todas as consultas, todas as vezes. Em vez de repetir esse padrão todas as vezes, punindo-os com taxas de não comparecimento ou afastando-os do atendimento, porque você já está com o próximo paciente, você pode optar por gerenciar proativamente o agendamento desses pacientes.
Por exemplo, alguns pacientes são muito previsíveis com suas chegadas tardias, aparecendo 15 ou 30 minutos atrasados todas as vezes. Quando você notar um padrão forte, diga a eles que o compromisso é às 10h, peça que o lembrete ligue para lembrá-los de vir às 10h, mas coloque-os em sua programação para as 10h30. No momento da consulta, eles chegarão na hora certa para quando você realmente esperava vê-los e você não terá nenhuma lacuna em sua agenda. Isso não foi feito para ser sorrateiro e o cenário é incomum o suficiente para que você não precise empregar essa estratégia com muita frequência. Mas com aqueles pacientes que simplesmente não podem ser treinados para chegar a tempo, essa dica vai lhe poupar muita frustração no final.
Administrar uma clínica médica não precisa ser um problema
Tenha uma política escrita para minimizar o no-show
O procedimento operacional padrão deve ser que o paciente leia e assine uma política de consulta perdida junto com a papelada do outro novo paciente em sua primeira consulta. Afixar uma placa na recepção com esta política também pode ser útil. Dessa forma, ninguém pode alegar que não sabia sobre as ramificações do não comparecimento a um compromisso.
É comum permitir que uma consulta perdida seja gratuita e livre de quaisquer cobranças, mas cobrar uma taxa de marcação perdida por qualquer não comparecimento depois disso deve ajudar a reduzir as marcações perdidas. Obviamente, exceções podem ser feitas caso a caso e, normalmente, os escritórios não cobram por doenças ou emergências.
Incentive seu paciente a não faltar à consulta, em vez de puni-los depois que o fizerem. Não é preciso muito esforço para impactar seus resultados – algo tão simples como um lembrete pode ajudar muito a reduzir suas taxas de no-show. Experimente essas dicas e veja por si mesmo. O nosso software permite enviar os lembretes por sms para os pacientes, bem como gerar relatórios atualizados com as taxas de no-show da sua clínica, para que você saiba como estão os números e quais estratégias e ações tomar.
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