Você sabe como usar a matriz de gerenciamento de tempo? Você provavelmente perde muito mais tempo do que imagina. Quase todos nós fazemos isso. O que a maioria das pessoas têm em comum, seja qual for a profissão, é que priorizam as coisas mais urgentes, sem parar para pensar se são as coisas mais importantes.
De acordo com um estudo global de seis anos com 351.000 pessoas, mais de 40% do tempo no local de trabalho é gasto realizando tarefas que, em última análise, não importam. Dito de outra forma, quase metade de todo o nosso tempo é desperdiçado. Então, como podemos usar melhor o nosso tempo? Uma maneira é começar a usar a matriz de gerenciamento de tempo.
A matriz de gerenciamento de tempo
Quando você está realmente ocupado no trabalho, apressado com as tarefas, é fácil ignorar a distinção entre o que é “importante” e o que é “urgente”. Essas duas palavras muitas vezes parecem intercambiáveis, mas há uma grande diferença entre elas – e essa diferença forma o ponto crucial da matriz de gerenciamento de tempo. Essa matriz é basicamente uma maneira de descobrir o que você deve fazer e para aprender a abordar seus compromissos de forma mais consciente.
É da nossa natureza priorizar tarefas urgentes. Quando sabemos que o prazo está se aproximando, nosso cérebro reativo entra em ação; colocamos toda a nossa energia para concluir algo simplesmente porque é “urgente” e, em seguida, somos recompensados com uma breve dose de dopamina por nossos esforços. Mas quando isso passa, percebemos que passamos o dia todo fazendo coisas que realmente não importam. O educador e empresário norte-americano Stephen Covey entendeu esse “vício da urgência” e, para ajudar a identificar o que é realmente importante e o que é urgente, ele criou sua matriz de gerenciamento de tempo.
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De acordo com a matriz, tudo o que fazemos na vida pode ser classificado tanto por urgência quanto por importância. Isso cria a seguinte metodologia de matriz:
IMPORTANTE –> URGENTE
IMPORTANTE –> NÃO URGENTE
NÃO IMPORTANTE –> URGENTE
NÃO IMPORTANTE –> NÃO URGENTE
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Como ela é feita de quadrantes, os dois quadrantes superiores são o que devemos nos concentrar – eles são “importantes”. Mas também devemos tentar minimizar Q1 (importante e urgente) tanto quanto possível. Este quadrante lida com questões imprevistas – problemas inesperados, mais urgentes – mas se gastarmos tempo suficiente no segundo quadrante, minimizamos a quantidade de tarefas urgentes com as quais temos que lidar.
O segundo quadrante tem tudo a ver com planejamento adequado – sobre colocar o tempo necessário antes que as coisas se tornem urgentes. Este é o quadrante que devemos priorizar, pois isso nos ajudará a ser mais eficazes em nosso trabalho e minimizar o mau estresse no trabalho. Então, como arranjamos tempo para fazer isso?
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Identifique suas prioridades
Se quisermos que nosso trabalho se concentre principalmente em “importante e não urgente”, primeiro precisamos identificar nossas tarefas de maior prioridade. Todo o objetivo da matriz de gerenciamento de tempo é nos encorajar a questionar se uma determinada tarefa nos ajuda a atingir nossos objetivos ou não. Reorganize sua lista de tarefas com base na grade acima, o que permitirá que você identifique instantaneamente quais tarefas precisam de sua atenção imediata e quais são as mais importantes.
Agende um tempo para um trabalho profundo
Depois de identificar quais tarefas são realmente importantes, a próxima etapa é criar um espaço mais tranquilo para trabalhar nelas. Considere o uso de bloqueio de tempo para criar sessões regulares para trabalho profundo imersivo, bem como limitar a quantidade de tempo que você se permite gastar em tarefas de baixo valor e sem importância, como gerenciamento diário de e-mail.
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Terceirizar ou automatizar sempre que possível
Para liberar mais tempo para o trabalho do segundo quadrante, você também precisa reduzir o tempo gasto no terceiro e no quarto quadrante. O trabalho que não é importante, mas urgente pode incluir tarefas como agendamento de reuniões, controle de tempo e resposta a e-mails. Embora grande parte desse trabalho seja inevitável, grande parte dele pode ser parcialmente automatizado ou totalmente terceirizado.
Use tecnologia inteligente para limitar o impacto desse trabalho em seu dia – em particular, verifique os aplicativos que podem priorizar sua caixa de entrada, controlar seu tempo automaticamente e agendar reuniões de maneira inteligente.
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Use aplicativos anti-distração para bloquear desperdícios de tempo
Q4 – coisas que não são importantes e não urgentes – devem ser eliminadas por completo, ou pelo menos reservadas para quando você precisar de uma pausa rápida no trabalho cognitivamente exigente. Aplicativos anti-distração são uma grande ajuda para garantir que esses tipos de tarefas não ocupem seu tempo ou interrompam você quando você está tentando se concentrar. Eles podem até mesmo ajudá-lo a gerenciar seus maiores comportamentos de distração, bloqueando certos sites ou limitando sua navegação não relacionada ao trabalho a cada dia.
Conforme sua programação se torna mais intencional e bem proporcionada, você descobrirá que o tempo que gasta fazendo o trabalho do primeiro, terceiro e quarto quadrante deve diminuir gradualmente, liberando mais tempo para você dedicar às coisas que realmente importam.
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