Quer você esteja falando sobre um conselho estudantil, grupo político ou força-tarefa especial, todas as organizações precisam de uma secretária. E falando especificamente da função de secretária de clínicas médicas, ela é indiscutivelmente a peça mais importante da empresa, pois ela é responsável por organizar, assimilar e disseminar informações dentro e fora da organização. É essencial que para o cargo a pessoa seja organizada, observadora, inteligente e possuir excelentes habilidades de escrita.
Como as secretárias desempenham responsabilidades essenciais dentro da clínica médica, muitas vezes não são vistas pelo público, mas podem ser vitais para ajudar uma empresa a se manter organizada e no caminho certo. Abaixo, seguem dicas de organização e rotina para o dia a dia.
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Priorizar / Gerenciamento de Tempo
As estratégias que podem melhorar o desempenho para a maioria das funções, em uma clínica médica, são manter um espaço de trabalho organizado e priorizar projetos. Muitas vezes, as secretárias fazem malabarismos com muitos projetos diferentes ao mesmo tempo. Isso pode ser verdade especialmente para aquelas que trabalham como assistentes para mais de uma pessoa. A chave para o sucesso neste tipo de posição pode ser tão simples quanto manter uma lista de projetos em andamento que prioriza cada um em ordem de importância. Você pode determinar quais tarefas são urgentes estabelecendo metas para cada dia de trabalho: quais são as três a quatro tarefas principais que precisam ser concluídas? Escreva-os em ordem de importância e assinale cada um ao terminar, para se sentir realizado.
Faça anotações na agenda
Seja por meio de um sistema de calendário eletrônico ou de um prático organizador de notebook, faça anotações para controlar as programações e outros detalhes da clínica médica. Seja sistemática sobre isso. Ao anotar um compromisso: o nome da pessoa que solicitou a reunião, a data da reunião, do que se trata, outros detalhes necessários antes da reunião, quaisquer itens ou papelada que serão necessários para a reunião, a data e hora em que confirmou a reunião e a pessoa com quem falou.
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Planejamento de tarefas
Designe uma parte de sua mesa como a área de “tarefas”, em vez de colocar notas adesivas e papéis em todos os lugares. Coloque os itens em uma caixa ou pasta em sua mesa e verifique-os periodicamente ao longo do dia. Conforme as tarefas são concluídas, remova os itens da mesa para uma “pasta concluída” ou para uma caixa para arquivamento. No início de cada dia, faça uma lista completa das tarefas do dia e coloque-a na pasta “afazeres”. Raspe as tarefas à medida que são concluídas. Adicione tarefas à medida que chegarem a você e, no final do dia, certifique-se de que tudo esteja concluído.
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Planejamento semanal
Designe dias para tarefas semanais. Você pode organizar sua semana para que saiba, de alguma forma, o que fará. Por exemplo, escolha sexta-feira como dia do planejamento da semana. Dessa forma, você conseguirá ter uma visão de todas as atividades planejadas e pendentes da semana e organizar as prioridades.
Codificação de Cores
A cor é um auxílio visual simples e eficaz para as habilidades de organização. Usar o código de cores pode ajudá-lo a organizar o que precisa ser feito e quando. Sempre pense em quais tarefas você executa e com que frequência você as executa. Codifique semanalmente as tarefas de uma cor, como o vermelho; dê tarefas diárias em azul, tarefas mensais em amarelo e assim por diante. Coloque as tarefas em pastas de código, pegue seu calendário e marque o que precisa ser feito com um quadrado colorido atrás dele. Em calendários eletrônicos, digite as palavras nas cores da tarefa se você não conseguir fazer uma caixa. Uma vez que a fórmula da cor é oficial, os proprietários de negócios e funcionários podem trabalhar de forma rápida e precisa com as mesmas informações.
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CRM na nuvem
Uma das ferramentas que mais auxilia na rotina e organização do dia a dia de uma secretária em uma clínica médica é ter um crm para o gerenciamento da empresa na nuvem. Isso porque, quando todas as informações estão centralizadas em um único lugar, podendo ter acesso a qualquer hora de qualquer lugar, o risco de erros é menor. A eMed é o software mais completo no Brasil. Desde agendamento de consultas até Business Intelligence, que é a geração de dados em tempo real, tudo o que você precisa para manter a clínica médica organizada e em perfeito funcionamento nós proporcionamos a você.
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